Faktura vs profaktura: koja je razlika?
Uvod
Ako ste ikada radili s međunarodnim klijentima ili po narudžbi, vjerovatno ste naišli na pojam „profaktura". Ali koja je tačno razlika između profakture i redovne fakture? Znanje kada koristiti koji dokument može vas spasiti nesporazuma i računovodstvenih problema.
Kratki odgovor: Redovna faktura je pravno obavezujući zahtjev za plaćanje izdat po završetku posla — stvara računovodstvenu obavezu i PDV obavezu. Profaktura je preliminarni dokument bez pravne obavezanosti izdat prije isporuke — ne ulazi u računovodstvo i ne pokreće PDV. Koristite profakturu za odobrenja, avanse, međunarodnu trgovinu i carinska dokumenta. Koristite redovnu fakturu kada je posao završen i plaćanje dospjelo.
— Isprobajte —
Šta trebate kreirati sada?
Bez registracije · 100% besplatno · PDF u pregledaču
Šta je redovna faktura?
Standardna faktura je pravno obavezujući zahtjev za plaćanje. Nakon izdavanja:
- Stvara pravnu obavezu klijenta da plati
- Mora se evidentirati u vašem knjigovodstvu
- Tipično pokreće obavezu PDV izvještavanja (u poreznom periodu kad je izdata)
- Služi kao zvanični dokaz završene transakcije
Redovne fakture se izdaju nakon završenog posla ili isporuke robe.
Šta je profaktura?
Profaktura je u suštini preliminarna faktura ili predračun u formatu fakture. Ona:
- Nije pravno obavezujuća
- Ne stvara računovodstveni unos
- Izdaje se prije završetka posla ili otpreme robe
- Daje klijentu jasnu sliku šta će biti naplaćeno
Zamislite je kao formalni predračun koji izgleda kao faktura, ali nema pravnu snagu.
Ključne razlike na prvi pogled
| Karakteristika | Redovna faktura | Profaktura |
|---|---|---|
| Pravno obavezujuća | Da | Ne |
| Stvara obavezu plaćanja | Da | Ne |
| Koristi se u računovodstvu | Da | Ne |
| Pokriva PDV obavezu | Da | Ne |
| Prihvatljiva za carinu | Ograničeno | Da |
| Izdaje se kada | Nakon isporuke | Prije isporuke |
| Broj dokumenta | Sekvencijalni broj fakture | Zaseban niz (npr. PRO-001) |
Kada koristiti profakturu?
1. Potrebno je odobrenje klijenta
Prije početka projekta, klijent možda treba interno odobrenje troškova. Profaktura prikazuje očekivane troškove u formatu koji finansijska odjeljenja mogu obraditi — bez pokretanja stvarnih računovodstvenih obaveza.
2. Uvoz i izvoz robe
Carinski organi u BiH, EU i šire često zahtijevaju profakturu kao dio dokumentacije pri carinskom pregledu. Profaktura pomaže carinskim organima procijeniti vrijednost za oporezivanje prije nego što roba bude zvanično prihvaćena.
3. Zahtjev avansa
Mnogi freelanceri šalju profakturu za avansno plaćanje prije početka rada. Klijent plati avans, a po završetku projekta šaljete pravu fakturu s odbitkom avansa.
Primjer:
- Profaktura za avans 30% — 900 €
- (klijent plaća 900 €)
- Faktura za preostali iznos 70% — 2.100 €
4. Međunarodni klijenti
Profakture su široko razumljive u međunarodnom poslovanju. Daju stranim klijentima jasnu sliku troškova prije nego što se obaveza formalizira.
5. Prilagođene narudžbe
Za prilagođene narudžbe u kojima konačna cijena može varirati ovisno o opsegu ili materijalima, profaktura dokumentuje procijenjene troškove i omogućava klijentu potvrdu prije početka posla.
Kada koristiti redovnu fakturu?
Koristite redovnu fakturu kada:
- Posao je završen ili roba isporučena
- Trebate dokument za računovodstvene evidencije
- Plaćanje je formalno dospjelo
- Morate prijaviti PDV za transakciju
Tok rada: od profakture do fakture
Tipičan tok rada za projekte koji počinju profakturom:
- Pošaljite profakturu — prije početka projekta za odobrenje ili avansno plaćanje
- Klijent odobrava — ili plaća avans
- Završite projekat — isporučite ugovoreni posao
- Izdajte pravu fakturu — s istim stavkama i cijenama kao profaktura, ali s novim sekvencijalnim brojem fakture i datumom
- Klijent plaća ostatak — s odbitkom avansa ako je bio plaćen
Nikad ne koristite profakturu kao računovodstvenu fakturu — to je česta greška koja stvara probleme pri poreznoj kontroli.
PDV implikacije
PDV dospijeva na osnovu redovne fakture, ne profakture. Ovo je važno iz dva razloga:
- Porezni period: PDV se prijavljuje u periodu u kome je izdata redovna faktura, ne profaktura
- Avansna plaćanja: u nekim jurisdikcijama PDV na avans može dospjeti u momentu primanja avansnog plaćanja — provjerite lokalna pravila
Označavanje i numeracija
Jasno označite dokument kao „Profaktura" ili „Pro Forma Faktura" — nikad samo „Faktura". Vodite zaseban niz numeracije za profakture (npr. PRO-2026-001) odvojen od vaših redovnih brojeva faktura.
Ovo sprječava zabunu u vašim evidencijama i jasno odvaja prave fakture od preliminarnih dokumenata.
Uobičajene greške
- Korišćenje profakture kao računovodstvene fakture — nije pravno validna
- Isti broj za profakturu i fakturu — narušava integritet numerisanja
- Zaboravljanje da izdate pravu fakturu poslije — avans bez pratne fakture stvara PDV probleme
- Navođenje PDV-a na profakturi kao da je dospjeo — PDV je indikativan na profakturi, ne dospijeva dok se ne izda prava faktura
Generirajte oba tipa odmah
Naš besplatni alat vam omogućava kreiranje i redovnih faktura i profaktura — samo odaberite vrstu dokumenta i unesite podatke. Promijenite način između fakture i ponude jednim klikom za isti skup podataka.