Wie man eine Proformarechnung in eine Rechnung umwandelt (ohne Dateneingabe)
Das Problem: Proformarechnung in Rechnung umwandeln
Sie haben Ihrem Kunden eine Proformarechnung geschickt. Er hat sie genehmigt. Die Arbeit ist erledigt, die Ware geliefert — jetzt müssen Sie eine echte, verbindliche Rechnung ausstellen, um bezahlt zu werden und die Bücher zu schließen. Das Problem: Sie öffnen ein leeres Rechnungsformular und tippen jede Position, Kundenadresse, Zahlungsbedingung und jeden Betrag erneut ein, den Sie bereits in der Proforma eingegeben haben. Bei einem komplexen Projekt mit zehn oder zwanzig Positionen kostet das Zeit und führt zu Fehlern.
Kurze Antwort: In InvoiNova wird jede heruntergeladene Proformarechnung automatisch im Browser-Verlauf gespeichert. Öffnen Sie die Verlaufsseitenleiste, finden Sie Ihre Proformarechnung und klicken Sie auf „Rechnung erstellen" — alle Daten werden sofort in eine neue Rechnung übernommen. Rechnungsnummer und Datum aktualisieren, herunterladen. In unter einer Minute erledigt.
Dieser Leitfaden führt durch den vollständigen Proforma-zu-Rechnung-Workflow, erklärt genau welche Daten automatisch übertragen werden und behandelt die wenigen Felder, die Sie manuell aktualisieren müssen.
Was ist eine Proformarechnung?
Eine Proformarechnung ist ein vorläufiges Rechnungsdokument — sie sieht wie eine echte Rechnung aus, hat aber keine rechtliche Bindungswirkung. Sie wird ausgestellt, bevor die Arbeit abgeschlossen oder Waren geliefert sind, und gibt dem Kunden einen formellen, detaillierten Überblick über die zu erwartenden Kosten. Kunden verwenden Proformarechnungen für interne Budgetgenehmigungen, Zolldokumentation im internationalen Handel oder zur Vereinbarung von Vorauszahlungen.
Der wesentliche Unterschied: Eine Proformarechnung erzeugt keinen Buchungseintrag und löst keine Umsatzsteuerpflicht aus. Erst wenn eine verbindliche Rechnung folgt, wird die Transaktion Teil Ihrer offiziellen Finanzunterlagen. Eine vollständige Erklärung, wann welches Dokument verwendet wird, finden Sie unter Rechnung vs. Proformarechnung: Was ist der Unterschied?.
Der Standard-Proforma-Workflow
Bevor wir auf die Umwandlungsfunktion eingehen, ist es hilfreich, den vollständigen Lebenszyklus zu sehen:
- Proformarechnung erstellen — alle Positionen, Preise und Zahlungsbedingungen vor Arbeitsbeginn festhalten
- An Kunden senden — Kunde prüft, erhält Budgetgenehmigung oder verwendet sie für den Zoll
- Kunde genehmigt — explizite Bestätigung oder Anzahlungseingang signalisiert grünes Licht
- Arbeit abschließen / Ware liefern
- Proforma in endgültige Rechnung umwandeln — gleiche Daten, neue Rechnungsnummer, aktuelles Datum
- Rechnung senden — rechtlich bindend, buchbar als Umsatz, Umsatzsteuer fällig
- Zahlung erhalten — gegen den Rechnungssaldo verfolgen
Wie die InvoiNova-Verlaufsseitenleiste funktioniert
Die Rechnungsverlaufsfunktion von InvoiNova speichert automatisch jedes als PDF heruntergeladene Dokument — ob Rechnung, Angebot oder Proformarechnung. Kein Konto erforderlich, kein Server-Upload. Alles bleibt im localStorage Ihres Browsers, privat auf Ihrem Gerät.
Der Verlauf speichert Ihre letzten 20 Dokumente mit Kundenname, Dokumentnummer, Datum, Gesamtbetrag, Währung und Dokumenttyp. Klicken Sie auf das Uhr-Symbol in der oberen Symbolleiste, um die Seitenleiste zu öffnen. Mehr zur Verlaufsfunktion unter Rechnungsverlauf: Wie InvoiNova Ihre Rechnungen lokal speichert.
Schritt für Schritt: Proformarechnung in Rechnung umwandeln
Schritt 1: Proformarechnung erstellen und herunterladen
Erstellen Sie Ihre Proformarechnung in InvoiNova wie gewohnt. Wechseln Sie mit dem Dokumenttyp-Umschalter oben im Formular in den Angebot / Proforma-Modus. Füllen Sie alle Positionen, Kundendaten, Zahlungsbedingungen, benutzerdefinierte Felder und Rabatte aus. Laden Sie als PDF herunter.
Dieser Download-Schritt ist wichtig — InvoiNova speichert das Dokument beim Download im Verlauf. Wenn Sie den Tab vorher schließen, erscheint die Proformarechnung nicht im Verlauf.
Senden Sie die PDF-Proformarechnung an Ihren Kunden und warten Sie auf die Genehmigung.
Schritt 2: Verlaufsseitenleiste öffnen
Wenn die Arbeit abgeschlossen ist und Sie bereit sind, die endgültige Rechnung auszustellen, öffnen Sie InvoiNova und klicken Sie auf das Uhr-Symbol in der oberen Symbolleiste.
Schritt 3: Proformarechnung im Verlauf finden
Scrollen Sie durch Ihren Verlauf, um die Proformarechnung zu finden, die Sie umwandeln möchten. Jeder Eintrag zeigt Dokumenttyp, Kundenname, Dokumentnummer, Datum und Gesamtbetrag.
Schritt 4: „Rechnung erstellen" klicken — nicht „Laden"
Jeder Verlaufseintrag hat zwei Schaltflächen:
- Laden — stellt das Dokument im Originalmodus wieder her (Proformarechnung wird als Proforma geladen)
- Rechnung erstellen — wandelt das Dokument in den Rechnungsmodus um und behält alle Daten bei
Klicken Sie auf „Rechnung erstellen". Das Formular füllt sich sofort mit allen Proforma-Daten — Positionen, Kundenadresse, Beträge, Währung, benutzerdefinierte Felder, Zahlungsbedingungen, Notizen — und der Dokumentmodus wechselt zu Rechnung.
Schritt 5: Rechnungsnummer, Daten und Zahlungen aktualisieren
Rechnungsnummer — Ihre Proformarechnung hatte eine eigene Nummernserie (z.B. PRO-2026-042). Die endgültige Rechnung sollte Ihre Rechnungsserie verwenden (z.B. RE-2026-017).
Rechnungsdatum — auf das heutige Datum setzen (Datum der Fertigstellung oder Lieferung).
Fälligkeitsdatum — gemäß Ihren Zahlungsbedingungen ab dem Rechnungsdatum aktualisieren.
Bereits bezahlter Betrag — wenn der Kunde eine Anzahlung geleistet hat, geben Sie den Anzahlungsbetrag im Feld „Bereits bezahlt" ein. Der offene Saldo wird automatisch berechnet.
Logo — Logos werden aus Speicherplatzgründen nicht im Verlauf gespeichert. Bei Bedarf erneut hochladen.
Schritt 6: Endgültige Rechnung prüfen und herunterladen
Nach abschließender Prüfung als PDF herunterladen, an den Kunden senden und in Ihrem Buchhaltungssystem erfassen.
Welche Daten werden automatisch übertragen?
| Feld | Übertragen? | Hinweise |
|---|---|---|
| Positionen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis) | ✅ Ja | Alle Positionen exakt erhalten |
| Steuersätze pro Position | ✅ Ja | Steuerprozentsatz jeder Position |
| Kundenname und -adresse (An) | ✅ Ja | Vollständiger Adressblock |
| Ihre Geschäftsdaten (Von) | ✅ Ja | Vollständiger Absenderblock |
| Währung | ✅ Ja | Kein Währungs-Mismatch-Risiko |
| Rabatt (% oder Festbetrag) | ✅ Ja | Einstellung vor/nach Steuer erhalten |
| Versandkosten | ✅ Ja | |
| Benutzerdefinierte Felder (IBAN, Bankdaten, Bestellnummer) | ✅ Ja | Alle Schlüssel-Wert-Paare |
| Text der Zahlungsbedingungen | ✅ Ja | |
| Notizen und Fußzeilentext | ✅ Ja | |
| Logo | ❌ Nein | Nach dem Laden erneut hochladen |
| Rechnungsnummer | ❌ Aktualisieren | Auf Rechnungsserie ändern |
| Rechnungsdatum | ❌ Aktualisieren | Auf Fertigstellungs-/Lieferdatum setzen |
| Fälligkeitsdatum | ❌ Aktualisieren | Ab neuem Rechnungsdatum berechnen |
| Bereits bezahlter Betrag | ❌ Aktualisieren | Anzahlung eingeben, falls vorhanden |
Häufige Fehler vermeiden
Proformarechnung als Buchungsbeleg verwenden. Eine Proformarechnung ist kein gültiger Umsatzbeleg. Ihr Buchhaltungssystem und das Finanzamt erwarten eine echte Rechnung mit fortlaufender Nummer.
„Laden" statt „Rechnung erstellen" klicken. Das Laden einer Proformarechnung stellt sie als Proforma wieder her. „Rechnung erstellen" erledigt die Umwandlung mit einem Klick.
Rechnungsdatum vergessen zu aktualisieren. Die Umsatzsteuer wird in den meisten Jurisdiktionen auf Basis des Rechnungsdatums fällig. Eine Rechnung mit demselben Datum wie die Proforma kann USt. im falschen Zeitraum auslösen.
Anzahlungsverrechnung vergessen. Wenn der Kunde eine Anzahlung geleistet hat, muss diese auf der endgültigen Rechnung als „Bereits bezahlt" erscheinen, mit dem klar ausgewiesenen offenen Saldo.
Proformarechnung in Sekunden umwandeln
Der gesamte Umwandlungsprozess — vom Öffnen der Verlaufsseitenleiste bis zum Herunterladen der endgültigen Rechnung — dauert unter zwei Minuten. Keine erneute Dateneingabe, kein Rundungsfehlerrisiko.
Der kostenlose Rechnungsgenerator von InvoiNova unterstützt sowohl Proformarechnungen als auch Rechnungen in einem einzigen Tool. Kein Konto erforderlich, kein Abonnement — einfach Dokument erstellen, als PDF herunterladen und umwandeln, wenn Sie bereit sind zu fakturieren.