Was muss auf eine Rechnung? Die vollständige Checkliste

Einleitung

Ein fehlendes Feld auf einer Rechnung kann die Zahlung verzögern, Compliance-Probleme auslösen oder Streitigkeiten verursachen. Diese Checkliste deckt alles ab, was eine professionelle Rechnung enthalten sollte — ob Freelancer, Auftragnehmer oder Kleinunternehmer.

Die wesentliche Rechnungscheckliste

1. Das Wort "Rechnung"

Kennzeichnen Sie das Dokument oben klar als "Rechnung". Dies unterscheidet es von Angeboten, Quittungen oder anderen Dokumenten.

2. Rechnungsnummer

Eine eindeutige fortlaufende Nummer für jede Rechnung. Erforderlich für Ihre Buchhaltungsunterlagen und oft von den Finanzabteilungen der Kunden angefordert.

Gutes Format: 2026-042 oder RE-2026-042

3. Rechnungsdatum

Das Datum der Rechnungsausstellung. Dies ist der Ausgangspunkt für die Berechnung des Fälligkeitsdatums.

4. Fälligkeitsdatum

Wann die Zahlung erwartet wird. Ohne Fälligkeitsdatum zahlen Kunden nach eigenem Ermessen. Übliche Fristen: 14 oder 30 Tage.

5. Ihre Angaben

• Vollständiger Name oder Firmenname
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional, aber hilfreich)
• Steuernummer / USt-IdNr. (falls zutreffend)

6. Name und Adresse des Kunden

Der vollständige Rechtsname und die Rechnungsadresse der Person oder des Unternehmens, dem Sie Rechnung stellen. Muss mit deren offiziellen Unterlagen für Buchführungszwecke übereinstimmen.

7. Leistungsbeschreibung

Für jede Position:

• Klare Beschreibung der erbrachten Leistung
• Menge (Stunden, Einheiten, Tage)
• Einzelpreis
• Gesamtbetrag der Position

Vermeiden Sie vage Beschreibungen wie "erbrachte Leistungen." Stattdessen: "Webdesign — 12 Stunden à 75 €/Stunde."

8. Zwischensumme

Die Summe aller Positionen vor Steuern oder Rabatten.

9. Steuern (MwSt. oder andere)

Wenn Sie MwSt. berechnen:

• MwSt.-Satz (z. B. 19 %)
• MwSt.-Betrag
• Ob Preise netto (vor MwSt.) oder brutto (inkl. MwSt.) angegeben sind

Wenn Sie Kleinunternehmer sind, vermerken Sie: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG."

10. Rabatte (falls vorhanden)

Wenn Sie einen Rabatt gewähren, zeigen Sie ihn klar — den Originalpreis, den Rabattprozentsatz oder -betrag und den neuen Gesamtbetrag.

11. Gesamtbetrag

Der endgültige Betrag, den der Kunde schuldet, inklusive aller Steuern und nach allen Rabatten.

12. Währung

Geben Sie immer die Währung an, besonders bei internationalen Kunden. Machen Sie keine Annahmen — seien Sie explizit: EUR, USD, GBP.

13. Zahlungsanweisungen

Wie soll der Kunde zahlen? Geben Sie an:

• Bankname und Kontonummer (IBAN, BIC/SWIFT für internationale Transaktionen)
• PayPal oder andere akzeptierte Methoden
• Verwendungszweck (oft die Rechnungsnummer)

14. Zahlungsbedingungen und Verzugszinsen

Legen Sie Ihre Verzugsregelung fest. Zum Beispiel: "Bei Zahlungsverzug werden Verzugszinsen in Höhe von 1,5 % pro Monat berechnet."

15. Hinweise (optional)

Zusätzliche Informationen: Dankesnachricht, Projektreferenzcodes oder besondere Anweisungen.

Häufige Fehler vermeiden

• Kein Fälligkeitsdatum — Kunden zahlen, wann es ihnen passt
• Unklare Leistungsbeschreibungen — verursacht Streitigkeiten und verzögerte Genehmigungen
• Falscher Kundenname — deren Buchhaltungssystem lehnt es möglicherweise ab
• Keine Zahlungsmethode — Sie würden staunen, wie oft das vergessen wird

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