Was muss auf eine Rechnung? Die vollständige Checkliste

Einleitung

Ein fehlendes Feld auf einer Rechnung kann die Zahlung verzögern, Compliance-Probleme auslösen oder Streitigkeiten verursachen. Diese Checkliste deckt alles ab, was eine professionelle Rechnung enthalten sollte — ob Freelancer, Auftragnehmer oder Kleinunternehmer.

Kurze Antwort: Jede professionelle Rechnung muss enthalten: das Wort „Rechnung", eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum, Ihre Angaben (Name, Adresse, Steuernummer/USt-IdNr.), Kundendaten, eine Leistungsbeschreibung mit Preisen, Zwischensumme, MwSt. falls zutreffend, Gesamtbetrag, Währung und Zahlungsanweisungen. Das Fehlen eines dieser Felder kann die Zahlung verzögern oder Compliance-Probleme verursachen.

Die wesentliche Rechnungscheckliste

1. Das Wort „Rechnung"

Kennzeichnen Sie das Dokument oben klar als „Rechnung". Dies unterscheidet es von Angeboten, Kostenvoranschlägen oder Quittungen. In Deutschland schreibt das UStG vor, dass eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnung als solche bezeichnet sein muss.

2. Rechnungsnummer

Eine eindeutige fortlaufende Nummer für jede Rechnung. Erforderlich für Ihre Buchführungsunterlagen und oft von den Finanzabteilungen der Kunden angefordert.

Gutes Format: 2026-042 oder RE-2026-042

Das Finanzamt verlangt eine lückenlose fortlaufende Nummerierung. Eine fehlende Nummer kann eine Betriebsprüfung auslösen.

Einen vollständigen Leitfaden zu Nummerierungsformaten und gesetzlichen Anforderungen nach Land finden Sie in unserem Leitfaden zur Rechnungsnummerierung.

3. Rechnungsdatum

Das Datum der Rechnungsausstellung. Dies ist der Ausgangspunkt für die Berechnung des Fälligkeitsdatums und bestimmt den Steuerzeitraum der Transaktion.

4. Fälligkeitsdatum

Wann die Zahlung erwartet wird. Ohne Fälligkeitsdatum zahlen Kunden nach eigenem Ermessen.

5. Ihre Angaben

• Vollständiger Name oder Firmenname
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional, aber hilfreich)
• Steuernummer oder USt-IdNr. (falls zutreffend)

Finanzabteilungen können keine Zahlungen an unvollständige Lieferantendaten abwickeln. Dies ist einer der häufigsten Gründe für verzögerte Zahlungen.

6. Name und Adresse des Kunden

Der vollständige Rechtsname und die Rechnungsadresse der Person oder des Unternehmens, dem Sie Rechnung stellen. Muss mit den offiziellen Unterlagen des Kunden übereinstimmen.

Prüfen Sie immer den genauen Firmennamen — ein Fehler im Namen kann zu einer Ablehnung durch automatische Verarbeitungssysteme führen.

7. Leistungsbeschreibung

Für jede Position:

• Klare Beschreibung der erbrachten Leistung
• Menge (Stunden, Einheiten, Tage)
• Einzelpreis
• Gesamtbetrag der Position

Vermeiden Sie vage Beschreibungen wie „erbrachte Leistungen". Stattdessen: „Webdesign — 12 Stunden à 75 €/Stunde" oder „Monatsretainer — April 2026 — 1.800 €".

Detaillierte Beschreibungen verhindern Streitigkeiten und beschleunigen die Rechnungsgenehmigung — besonders bei Unternehmen mit strengen Einkaufsgenehmigungsverfahren.

8. Zwischensumme

Die Summe aller Positionen vor Steuern oder Rabatten. Notwendig für Transparenz bei der Anwendung von Steuern oder Rabatten.

9. Steuern (MwSt. oder andere)

Wenn Sie MwSt. berechnen:

• MwSt.-Satz (z. B. 19 %)
• MwSt.-Betrag
• Ob Preise netto (vor MwSt.) oder brutto (inkl. MwSt.) angegeben sind

Wenn Sie Kleinunternehmer sind: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG."

MwSt.-Pflichtangaben nach Land:

10. Rabatte (falls vorhanden)

Wenn Sie einen Rabatt gewähren, zeigen Sie ihn klar — den Originalpreis, den Rabattprozentsatz oder -betrag und den neuen Gesamtbetrag.

11. Gesamtbetrag

Der endgültige Betrag, den der Kunde schuldet, inklusive aller Steuern und nach allen Rabatten. Heben Sie ihn visuell hervor — fett gedruckt oder in einer separaten Zeile.

12. Währung

Geben Sie immer die Währung an, besonders bei internationalen Kunden. Machen Sie keine Annahmen — seien Sie explizit: EUR, USD, GBP.

13. Zahlungsanweisungen

Wie soll der Kunde zahlen? Geben Sie an:

• Bankname und Kontonummer (IBAN, BIC/SWIFT für internationale Transaktionen)
• PayPal oder andere akzeptierte Methoden
• Verwendungszweck (oft die Rechnungsnummer)

Der Kunde sollte Sie nicht kontaktieren müssen, um herauszufinden, wie er zahlen soll. Je einfacher die Zahlung, desto schneller werden Sie bezahlt.

14. Zahlungsbedingungen und Verzugszinsen

Legen Sie Ihre Verzugsregelung fest. Zum Beispiel: „Bei Zahlungsverzug werden Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz p. a. gemäß § 288 BGB berechnet."

In Deutschland ist der gesetzliche Verzugszinssatz für B2B-Forderungen Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte. Durch explizite Angabe stellen Sie sicher, dass Kunden nicht behaupten können, nichts davon gewusst zu haben.

15. Hinweise (optional)

Zusätzliche Informationen: Dankesnachricht, Projektreferenzcodes oder besondere Anweisungen.

Optionale, aber nützliche Felder

Diese Felder sind nicht immer Pflicht, können aber Zahlungsverzögerungen verhindern:

• Bestellnummer (PO-Nummer) — viele große Unternehmen können Rechnungen ohne diese nicht verarbeiten
• IBAN und BIC — für direkte Banküberweisungen; spart dem Kunden Zeit
• Leistungszeitraum — getrennt vom Rechnungsdatum; in manchen Jurisdiktionen Pflicht
• Hinweis zur Steuerbefreiung — für Kleinunternehmer oder Rechnungen mit Reverse Charge

Häufige Fehler vermeiden

• Kein Fälligkeitsdatum — Kunden zahlen, wann es ihnen passt
• Unklare Leistungsbeschreibungen — verursacht Streitigkeiten und verzögerte Genehmigungen
• Falscher Kundenname — deren Buchhaltungssystem lehnt es möglicherweise ab
• Keine Zahlungsmethode — Sie würden staunen, wie oft das vergessen wird
• Fehlende Währungsangabe — besonders gefährlich bei internationalen Projekten

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