Factura vs factura proforma: ¿cuál es la diferencia?
Introducción
Si alguna vez has trabajado con clientes internacionales o con pedidos personalizados, probablemente hayas encontrado el término "factura proforma". Pero, ¿cuál es exactamente la diferencia entre una proforma y una factura normal? Saber cuándo usar cada una puede ahorrarte malentendidos y dolores de cabeza contables.
¿Qué es una factura normal?
Una factura estándar es una solicitud de pago legalmente vinculante. Una vez emitida:
- Crea una obligación legal de pago para el cliente
- Debe registrarse en tu contabilidad
- Normalmente activa las obligaciones de declaración del IVA
- Sirve como prueba oficial de una transacción completada
Las facturas normales se emiten después de completar el trabajo o entregar los bienes.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es esencialmente una factura preliminar o presupuesto en formato de factura. Ella:
- No es legalmente vinculante
- No crea un asiento contable
- Se emite antes de completar el trabajo o enviar los bienes
- Da al cliente una imagen clara de lo que se le cobrará
Piensa en ella como un presupuesto formal que parece una factura pero no tiene efecto legal.
Diferencias clave de un vistazo
| Característica | Factura normal | Factura proforma |
|---|---|---|
| Legalmente vinculante | Sí | No |
| Crea obligación de pago | Sí | No |
| Se usa en contabilidad | Sí | No |
| Activa el IVA | Sí | No |
| Se emite cuándo | Tras la entrega | Antes de la entrega |
¿Cuándo usar una factura proforma?
Usa una factura proforma cuando:
- Un cliente necesita aprobación antes de que comience el proyecto — la proforma muestra el coste esperado
- Importación/exportación de bienes — las autoridades aduaneras suelen exigir una proforma para el despacho
- Solicitar un anticipo — algunos freelancers envían una proforma para el depósito inicial y luego una factura normal al terminar
- Facturar a clientes internacionales — las proformas son ampliamente comprendidas en todo el mundo
¿Cuándo usar una factura normal?
Usa una factura normal cuando:
- El trabajo está completado o los bienes entregados
- Necesitas el documento para tus registros contables
- El pago es formalmente exigible
¿Puedes convertir una proforma en una factura normal?
Sí — y este es el flujo de trabajo habitual. Envía una proforma para aprobación, completa el trabajo y luego emite una factura formal con los mismos datos (y un nuevo número de factura). Nunca reutilices la proforma como tu factura contable.
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