Cómo convertir una factura proforma en una factura final (sin volver a introducir datos)
El problema de convertir una proforma en factura
Enviaste una factura proforma a tu cliente. La aprobó. El trabajo está terminado, el producto entregado — ahora necesitas emitir la factura real y vinculante para cobrar y cerrar los libros. El problema: abrir un formulario de factura en blanco y volver a escribir cada línea, la dirección del cliente, las condiciones de pago y los importes que ya introdujiste en la proforma. En un proyecto complejo con diez o veinte líneas, esto consume tiempo y genera errores.
Respuesta rápida: En InvoiNova, cada proforma que descargues se guarda automáticamente en el historial del navegador. Abre la barra lateral de historial, encuentra tu proforma y haz clic en "Crear factura" — todos los datos se trasladan al instante a una nueva factura. Actualiza el número de factura, las fechas y descarga. Listo en menos de un minuto.
Esta guía recorre el flujo de trabajo completo de proforma a factura, explica exactamente qué datos se transfieren automáticamente y cubre los pocos campos que deberás actualizar manualmente.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento de facturación preliminar — tiene el mismo aspecto que una factura real pero no tiene validez jurídica. Se emite antes de que el trabajo esté terminado o los bienes entregados, ofreciendo al cliente una visión formal y detallada de lo que se le cobrará. Los clientes usan las proformas para aprobaciones internas de presupuesto, documentación aduanera en el comercio internacional o para organizar pagos anticipados.
La diferencia clave: una proforma no crea ningún asiento contable ni genera obligación de IVA. Solo cuando se emite una factura vinculante la transacción pasa a formar parte de tus registros financieros oficiales. Para una explicación completa de cuándo usar cada documento, consulta Factura vs factura proforma: ¿cuál es la diferencia?.
El flujo de trabajo estándar con proforma
Antes de ver la función de conversión, conviene entender el ciclo de vida completo:
- Crear la proforma — detallar todas las líneas, precios y condiciones de pago antes de empezar
- Enviar al cliente — el cliente revisa, obtiene aprobación de presupuesto o la usa para aduanas
- El cliente aprueba — confirmación explícita o pago de anticipo señala luz verde
- Completar el trabajo / entregar los bienes
- Convertir la proforma en factura final — mismos datos, nuevo número de factura, fecha actual
- Enviar la factura — vinculante legalmente, contabilizable como ingreso, IVA exigible
- Recibir el pago — seguimiento del saldo de la factura
Los pasos 5 y 6 son donde la mayoría de los freelancers pierden tiempo. La barra lateral de historial de InvoiNova elimina completamente la reintroducción de datos en el paso 5.
Cómo funciona la barra lateral de historial de InvoiNova
La función de historial de facturas de InvoiNova guarda automáticamente cada documento que descargues como PDF — ya sea una factura, presupuesto o proforma. No se necesita cuenta, sin subida a servidor. Todo queda en el localStorage de tu navegador, privado en tu dispositivo.
El historial guarda tus últimos 20 documentos con nombre del cliente, número de documento, fecha, importe total, moneda y tipo de documento. Haz clic en el icono del reloj en la barra de herramientas superior para abrir la barra lateral. Más información sobre la función de historial en Historial de facturas: cómo InvoiNova guarda tus facturas localmente.
Paso a paso: Convierte tu proforma en factura final
Paso 1: Crea y descarga tu proforma
Crea tu proforma en InvoiNova como de costumbre. Cambia al modo Presupuesto / Proforma usando el selector de tipo de documento en la parte superior del formulario. Rellena todas las líneas, datos del cliente, condiciones de pago, campos personalizados y descuentos. Descarga como PDF.
Este paso de descarga es importante — InvoiNova guarda el documento en el historial en el momento de la descarga. Si cierras la pestaña antes de descargar, la proforma no aparecerá en el historial.
Envía el PDF de la proforma a tu cliente y espera la aprobación.
Paso 2: Abre la barra lateral de historial
Cuando el trabajo esté terminado y estés listo para emitir la factura final, abre InvoiNova y haz clic en el icono del reloj en la barra de herramientas superior.
Paso 3: Encuentra tu proforma en el historial
Desplázate por el historial para encontrar la proforma que quieres convertir. Cada entrada muestra el tipo de documento, nombre del cliente, número de documento, fecha e importe total.
Paso 4: Haz clic en "Crear factura" — no en "Cargar"
Cada entrada del historial tiene dos botones:
- Cargar — restaura el documento en su modo original (una proforma se carga como proforma)
- Crear factura — convierte el documento al modo factura conservando todos los datos
Haz clic en "Crear factura". El formulario se rellena al instante con todos los datos de la proforma — líneas, dirección del cliente, importes, moneda, campos personalizados, condiciones de pago, notas — y el modo del documento cambia a Factura.
Paso 5: Actualiza número de factura, fechas y pagos
Número de factura — tu proforma tenía su propia serie de numeración (p.ej., PRO-2026-042). La factura final debe usar tu serie de facturas (p.ej., FAC-2026-017).
Fecha de factura — establécela en la fecha de hoy (fecha de finalización del trabajo o entrega de los bienes).
Fecha de vencimiento — actualízala según tus condiciones de pago desde la fecha de factura.
Importe pagado — si el cliente pagó un anticipo contra la proforma, introduce el importe del anticipo en el campo "Importe pagado". El saldo pendiente se calculará automáticamente.
Logo — los logos no se guardan en el historial para ahorrar espacio. Vuelve a subirlo si es necesario.
Paso 6: Revisa y descarga la factura final
Tras la revisión final, descarga como PDF, envía al cliente y regístrala en tu sistema contable.
Qué datos se transfieren automáticamente
| Campo | ¿Se transfiere? | Notas |
|---|---|---|
| Líneas (descripción, cantidad, precio unitario) | ✅ Sí | Todas las líneas conservadas exactamente |
| Tipos impositivos por línea | ✅ Sí | Porcentaje de impuesto de cada línea |
| Nombre y dirección del cliente (Para) | ✅ Sí | Bloque de dirección completo |
| Tus datos de empresa (De) | ✅ Sí | Bloque de remitente completo |
| Moneda | ✅ Sí | Sin riesgo de discrepancia de moneda |
| Descuento (% o importe fijo) | ✅ Sí | Configuración antes/después de impuesto conservada |
| Gastos de envío | ✅ Sí | |
| Campos personalizados (IBAN, datos bancarios, número de pedido) | ✅ Sí | Todos los pares clave-valor |
| Texto de condiciones de pago | ✅ Sí | |
| Notas y texto de pie de página | ✅ Sí | |
| Logo | ❌ No | Vuelve a subirlo tras cargar |
| Número de factura | ❌ Actualizar | Cambia a tu serie de facturas |
| Fecha de factura | ❌ Actualizar | Establece la fecha de finalización/entrega |
| Fecha de vencimiento | ❌ Actualizar | Calcula desde la nueva fecha de factura |
| Importe pagado | ❌ Actualizar | Introduce anticipo si el cliente pagó uno |
Errores comunes que evitar
Usar la proforma como registro contable. Una proforma no es un registro de ingresos válido. Tu sistema contable, tu asesor fiscal y Hacienda esperan una factura real con numeración secuencial.
Hacer clic en "Cargar" en lugar de "Crear factura". Cargar una proforma la restaura como proforma. "Crear factura" hace la conversión en un solo clic.
Olvidar actualizar la fecha de factura. El IVA en la mayoría de jurisdicciones se devenga según la fecha de factura. Una factura con la misma fecha que la proforma puede generar IVA en el período incorrecto.
No registrar la deducción del anticipo. Si el cliente pagó un anticipo, debe aparecer en la factura final como "Importe pagado" con el saldo pendiente claramente indicado.
Convierte proforma en factura en segundos
Todo el proceso de conversión — desde abrir la barra lateral de historial hasta descargar la factura final — dura menos de dos minutos. Sin reintroducción de datos, sin riesgo de errores de redondeo.
El generador de facturas gratuito de InvoiNova gestiona tanto proformas como facturas con una sola herramienta. Sin cuenta requerida, sin suscripción — solo crea tu documento, descárgalo como PDF y conviértelo cuando estés listo para facturar.