Qué debe incluir una factura: lista de comprobación completa
Introducción
Un campo que falta en una factura puede retrasar el pago, generar problemas de cumplimiento o crear disputas. Esta lista de comprobación cubre todo lo que debe incluir una factura profesional — seas freelancer, contratista o propietario de una pequeña empresa.
Respuesta rápida: Toda factura profesional debe incluir: la palabra „Factura", un número de factura único y correlativo, fecha de emisión, fecha de vencimiento, tus datos (nombre, dirección, NIF/CIF), datos del cliente, descripción detallada de servicios con precios, subtotal, IVA si aplica, total a pagar, moneda e instrucciones de pago. La falta de cualquiera de estos elementos puede retrasar el cobro o generar problemas con Hacienda.
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La lista de comprobación esencial de la factura
1. La palabra „Factura"
Etiqueta el documento claramente como „Factura" en la parte superior. La normativa española (RD 1619/2012) exige que el documento quede identificado como factura para tener validez fiscal.
2. Número de factura
Un número correlativo único para cada factura. Imprescindible para tus registros contables y a menudo lo solicitan los departamentos financieros de los clientes.
Buen formato: 2026-042 o FAC-2026-042
La Agencia Tributaria exige que la numeración sea correlativa y sin saltos. Un número omitido puede generar complicaciones en una inspección.
Para una guía completa sobre formatos de numeración y requisitos legales por país, consulta nuestra guía sobre numeración de facturas.
3. Fecha de la factura
La fecha en que emitiste la factura. Es el punto de partida para calcular la fecha de vencimiento y determina el periodo fiscal de la transacción.
4. Fecha de vencimiento
Cuándo se espera el pago. Sin fecha de vencimiento, los clientes pagan cuando les conviene.
| Condición | Significado |
|---|---|
| A la recepción | El pago vence al recibir la factura |
| A 15 días | Pago en 15 días |
| A 30 días | Estándar habitual, da un mes al cliente |
| A 60 días | Habitual en contratos corporativos — largo para freelancers |
5. Tus datos y datos de contacto
- Nombre completo o nombre de empresa registrado
- Dirección
- Correo electrónico
- Número de teléfono (opcional, pero útil)
- NIF/CIF y número de IVA (si estás dado de alta)
Los departamentos financieros no pueden tramitar pagos con datos de proveedor incompletos. Es una de las razones más frecuentes de retraso en los pagos.
6. Nombre y dirección del cliente
El nombre legal completo y la dirección de facturación de la persona o empresa a la que facturas. Debe coincidir con sus registros oficiales para fines contables.
En facturas B2B, verifica siempre la razón social exacta — un error en el nombre puede provocar su rechazo en los sistemas automáticos de procesamiento.
7. Descripción de servicios o bienes
Para cada línea:
- Descripción clara de lo entregado
- Cantidad (horas, unidades, días)
- Precio unitario
- Total de la línea
Evita descripciones vagas como „trabajo realizado". En su lugar: „Diseño web — 12 horas a 75 €/hora" o „Retención mensual — abril 2026 — 1.800 €".
Las descripciones detalladas evitan disputas y aceleran la aprobación de facturas — especialmente en empresas con procedimientos estrictos de autorización de compras.
8. Subtotal (base imponible)
La suma de todas las líneas antes de impuestos o descuentos. Necesario para la transparencia cuando aplicas impuestos o descuentos.
9. Impuestos (IVA, IRPF u otros)
Si cobras IVA:
- Tipo de IVA (p. ej., 21 %)
- Importe del IVA
- Si los precios son netos (sin IVA) o brutos (con IVA incluido)
Si aplica retención de IRPF:
- Porcentaje de retención (15 % estándar, 7 % primeros 3 años)
- Importe retenido (en negativo)
Si estás exento de IVA, añade: „Operación exenta de IVA — art. 20 LIVA".
Ejemplo de factura con IVA e IRPF:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA 21% | +210,00 € |
| Retención IRPF 15% | −150,00 € |
| Total a pagar | 1.060,00 € |
10. Descuentos (si los hay)
Si aplicas un descuento, muéstralo claramente — el precio original, el porcentaje o importe del descuento y el nuevo total.
11. Total a pagar
El importe final que debe el cliente, incluyendo todos los impuestos y después de todos los descuentos. Destacalo visualmente — en negrita o en una línea separada.
12. Moneda
Especifica siempre la moneda, especialmente con clientes internacionales. No lo des por supuesto — sé explícito: EUR, USD, GBP.
13. Instrucciones de pago
¿Cómo debe pagar el cliente? Incluye:
- Nombre del banco y número de cuenta (IBAN, BIC/SWIFT para transferencias internacionales)
- PayPal u otros métodos aceptados
- Concepto de la transferencia (normalmente el número de factura)
El cliente no debería necesitar contactarte para saber cómo pagar. Cuanto más fácil sea pagar, más rápido cobras.
14. Condiciones de pago e intereses de demora
Indica tu política de pagos tardíos. Por ejemplo: „Las facturas no pagadas tras el vencimiento devengarán un recargo mensual del 1,5 %."
En la UE, el interés de demora está garantizado por la Directiva 2011/7/UE incluso sin cláusula explícita.
15. Notas (opcional)
Información adicional: mensaje de agradecimiento, códigos de referencia del proyecto o instrucciones especiales.
Campos opcionales pero útiles
Estos campos no siempre son obligatorios, pero pueden evitar retrasos en el cobro:
- Número de pedido (PO) — muchas empresas grandes no pueden tramitar una factura sin él
- IBAN y BIC — para transferencias directas; ahorra tiempo al cliente
- Periodo de servicio — separado de la fecha de factura; necesario en algunas jurisdicciones
- Nota de exención de IVA — para operaciones exentas o con inversión del sujeto pasivo
Errores comunes que evitar
- Sin fecha de vencimiento — los clientes pagarán cuando les parezca
- Descripciones poco claras — causa disputas y retrasos en la aprobación
- Nombre del cliente incorrecto — el sistema contable puede rechazarlo
- Sin método de pago — sorprendentemente frecuente
- Sin moneda — especialmente peligroso en proyectos internacionales
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