Fatura vs fatura proforma: qual é a diferença?
Introdução
Se já trabalhaste com clientes internacionais ou com encomendas personalizadas, provavelmente encontraste o termo "fatura proforma". Mas qual é exatamente a diferença entre uma proforma e uma fatura normal? Saber quando usar cada uma pode poupar-te de mal-entendidos e dores de cabeça contabilísticas.
O que é uma fatura normal?
Uma fatura padrão é um pedido de pagamento juridicamente vinculativo. Uma vez emitida:
- Cria uma obrigação legal de pagamento para o cliente
- Deve ser registada na tua contabilidade
- Tipicamente aciona obrigações de declaração de IVA
- Serve como prova oficial de uma transação concluída
As faturas normais são emitidas após a conclusão do trabalho ou entrega dos bens.
O que é uma fatura proforma?
Uma fatura proforma é essencialmente uma fatura preliminar ou orçamento em formato de fatura. Ela:
- Não é juridicamente vinculativa
- Não cria um lançamento contabilístico
- É emitida antes da conclusão do trabalho ou envio dos bens
- Dá ao cliente uma imagem clara do que será cobrado
Pensa nela como um orçamento formal que parece uma fatura mas não tem efeito legal.
Diferenças principais em resumo
| Característica | Fatura normal | Fatura proforma |
|---|---|---|
| Juridicamente vinculativa | Sim | Não |
| Cria obrigação de pagamento | Sim | Não |
| Usada na contabilidade | Sim | Não |
| Aciona o IVA | Sim | Não |
| Emitida quando | Após entrega | Antes da entrega |
Quando usar uma fatura proforma?
Usa uma fatura proforma quando:
- Um cliente precisa de aprovação antes do projeto começar — a proforma mostra o custo esperado
- Importação/exportação de bens — as autoridades aduaneiras frequentemente exigem uma proforma para desalfandegamento
- Solicitar um adiantamento — alguns freelancers enviam uma proforma para o depósito inicial e depois uma fatura normal após a conclusão
- Faturar clientes internacionais — as proformas são amplamente compreendidas em todo o mundo
Quando usar uma fatura normal?
Usa uma fatura normal quando:
- O trabalho está concluído ou os bens entregues
- Precisas do documento para os teus registos contabilísticos
- O pagamento é formalmente devido
Podes converter uma proforma numa fatura normal?
Sim — e este é o fluxo de trabalho típico. Envia uma proforma para aprovação, conclui o trabalho e depois emite uma fatura formal com os mesmos dados (e um novo número de fatura). Nunca reutilizes a proforma como fatura contabilística.
Gera ambos os tipos instantaneamente
A nossa ferramenta gratuita permite criar tanto faturas padrão como faturas proforma — basta selecionar o tipo de documento e preencher os teus dados.