Como converter uma fatura proforma em fatura final (sem reintroduzir dados)
O problema de converter uma proforma em fatura
Enviou uma fatura proforma ao seu cliente. Ele aprovou. O trabalho está concluído, os bens entregues — agora precisa emitir a fatura real e vinculativa para receber o pagamento e fechar os livros. O problema: abrir um formulário de fatura em branco e reescrever cada linha, o endereço do cliente, as condições de pagamento e os valores que já introduziu na proforma. Num projeto complexo com dez ou vinte linhas, isto consome tempo e gera erros.
Resposta rápida: No InvoiNova, cada proforma que descarregar é automaticamente guardada no histórico do navegador. Abra a barra lateral de histórico, encontre a sua proforma e clique em "Criar fatura" — todos os dados são transferidos imediatamente para uma nova fatura. Atualize o número de fatura, as datas e descarregue. Concluído em menos de um minuto.
Este guia percorre o fluxo de trabalho completo de proforma para fatura, explica exatamente quais dados são transferidos automaticamente e aborda os poucos campos que terá de atualizar manualmente.
O que é uma fatura proforma?
Uma fatura proforma é um documento de faturação preliminar — tem o mesmo aspeto que uma fatura real mas não tem valor jurídico. É emitida antes de o trabalho estar concluído ou os bens entregues, dando ao cliente uma visão formal e detalhada do que lhe será cobrado. Os clientes usam proformas para aprovações internas de orçamento, documentação aduaneira no comércio internacional ou para organizar pagamentos antecipados.
A diferença fundamental: uma proforma não cria qualquer lançamento contabilístico nem gera obrigação de IVA. Só quando é seguida por uma fatura vinculativa é que a transação passa a fazer parte dos seus registos financeiros oficiais. Para uma explicação completa de quando usar cada documento, consulte Fatura vs fatura proforma: qual é a diferença?.
O fluxo de trabalho padrão com proforma
Antes de ver a funcionalidade de conversão, é útil compreender o ciclo de vida completo:
- Criar a proforma — detalhar todas as linhas, preços e condições de pagamento antes de começar
- Enviar ao cliente — o cliente analisa, obtém aprovação do orçamento ou usa para a alfândega
- Cliente aprova — confirmação explícita ou pagamento de adiantamento sinaliza luz verde
- Concluir o trabalho / entregar os bens
- Converter a proforma em fatura final — mesmos dados, novo número de fatura, data atual
- Enviar a fatura — juridicamente vinculativa, registável como receita, IVA exigível
- Receber o pagamento — acompanhar o saldo da fatura
Como funciona a barra lateral de histórico do InvoiNova
A funcionalidade de histórico de faturas do InvoiNova guarda automaticamente cada documento descarregado como PDF — seja uma fatura, orçamento ou proforma. Não é necessária conta, sem envio para servidor. Tudo fica no localStorage do seu navegador, privado no seu dispositivo.
O histórico guarda os seus últimos 20 documentos com nome do cliente, número do documento, data, valor total, moeda e tipo de documento. Clique no ícone do relógio na barra de ferramentas superior para abrir a barra lateral. Mais informações sobre a funcionalidade de histórico em Histórico de faturas: como o InvoiNova guarda as suas faturas localmente.
Passo a passo: Converter a proforma em fatura final
Passo 1: Criar e descarregar a proforma
Crie a sua proforma no InvoiNova como habitualmente. Mude para o modo Orçamento / Proforma usando o seletor de tipo de documento no topo do formulário. Preencha todas as linhas, dados do cliente, condições de pagamento, campos personalizados e descontos. Descarregue como PDF.
Este passo de descarregamento é importante — o InvoiNova guarda o documento no histórico no momento do descarregamento. Se fechar o separador antes de descarregar, a proforma não aparecerá no histórico.
Envie o PDF da proforma ao seu cliente e aguarde aprovação.
Passo 2: Abrir a barra lateral de histórico
Quando o trabalho estiver concluído e estiver pronto para emitir a fatura final, abra o InvoiNova e clique no ícone do relógio na barra de ferramentas superior.
Passo 3: Encontrar a proforma no histórico
Percorra o histórico para encontrar a proforma que pretende converter. Cada entrada mostra o tipo de documento, nome do cliente, número do documento, data e valor total.
Passo 4: Clicar em "Criar fatura" — não em "Carregar"
Cada entrada do histórico tem dois botões:
- Carregar — restaura o documento no modo original (uma proforma carrega como proforma)
- Criar fatura — converte o documento para modo fatura preservando todos os dados
Clique em "Criar fatura". O formulário preenche-se imediatamente com todos os dados da proforma — linhas, endereço do cliente, valores, moeda, campos personalizados, condições de pagamento, notas — e o modo do documento muda para Fatura.
Passo 5: Atualizar número de fatura, datas e pagamentos
Número de fatura — a sua proforma tinha a sua própria série de numeração (p.ex., PRO-2026-042). A fatura final deve usar a sua série de faturas (p.ex., FAT-2026-017).
Data da fatura — definir para a data de hoje (data de conclusão do trabalho ou entrega dos bens).
Data de vencimento — atualizar de acordo com as suas condições de pagamento a partir da data da fatura.
Valor já pago — se o cliente pagou um adiantamento contra a proforma, introduza o valor do adiantamento no campo "Valor já pago". O saldo em aberto será calculado automaticamente.
Logótipo — os logótipos não são guardados no histórico para poupar espaço. Volte a carregar se necessário.
Passo 6: Rever e descarregar a fatura final
Após revisão final, descarregue como PDF, envie ao cliente e registe no seu sistema contabilístico.
Que dados são transferidos automaticamente?
| Campo | Transferido? | Notas |
|---|---|---|
| Linhas (descrição, quantidade, preço unitário) | ✅ Sim | Todas as linhas preservadas exatamente |
| Taxas de imposto por linha | ✅ Sim | Percentagem de imposto de cada linha |
| Nome e endereço do cliente (Para) | ✅ Sim | Bloco de endereço completo |
| Os seus dados empresariais (De) | ✅ Sim | Bloco de remetente completo |
| Moeda | ✅ Sim | Sem risco de discrepância de moeda |
| Desconto (% ou valor fixo) | ✅ Sim | Configuração antes/após imposto preservada |
| Custos de envio | ✅ Sim | |
| Campos personalizados (IBAN, dados bancários, número de encomenda) | ✅ Sim | Todos os pares chave-valor |
| Texto das condições de pagamento | ✅ Sim | |
| Notas e texto de rodapé | ✅ Sim | |
| Logótipo | ❌ Não | Volte a carregar após carregar |
| Número de fatura | ❌ Atualizar | Mudar para a sua série de faturas |
| Data da fatura | ❌ Atualizar | Definir data de conclusão/entrega |
| Data de vencimento | ❌ Atualizar | Calcular a partir da nova data de fatura |
| Valor já pago | ❌ Atualizar | Introduzir adiantamento se o cliente pagou |
Erros comuns a evitar
Usar a proforma como registo contabilístico. Uma proforma não é um registo de receitas válido. O seu sistema contabilístico, o seu contabilista e a Autoridade Tributária esperam uma fatura real com numeração sequencial.
Clicar em "Carregar" em vez de "Criar fatura". Carregar uma proforma restaura-a como proforma. "Criar fatura" faz a conversão num único clique.
Esquecer de atualizar a data da fatura. O IVA na maioria das jurisdições é exigível com base na data da fatura. Uma fatura com a mesma data da proforma pode gerar IVA no período errado.
Não registar a dedução do adiantamento. Se o cliente pagou um adiantamento, deve constar na fatura final como "Valor já pago" com o saldo em aberto claramente indicado.
Converta proforma em fatura em segundos
Todo o processo de conversão — desde abrir a barra lateral de histórico até descarregar a fatura final — demora menos de dois minutos. Sem reintrodução de dados, sem risco de erros de arredondamento.
O gerador de faturas gratuito do InvoiNova suporta tanto proformas como faturas numa única ferramenta. Sem conta necessária, sem subscrição — basta criar o documento, descarregar como PDF e converter quando estiver pronto para faturar.