Kako pretvoriti profakturu u fakturu (bez ponovnog unosa podataka)
Problem pretvaranja profakture u fakturu
Poslali ste klijentu profakturu. Odobrio ju je. Posao je završen, roba isporučena — sada treba izdati pravu, obavezujuću fakturu kako biste naplatili i zatvorili knjige. Problem: otvaranje praznog obrasca fakture i ponovo kucanje svake stavke, adrese klijenta, uslova plaćanja i iznosa koje ste već unesli u profakturu. Za složen projekat sa deset ili dvadeset stavki, ovo oduzima vreme i uvodi greške.
Brzi odgovor: U InvoiNovi, svaka profaktura koju preuzmete automatski se čuva u istoriji pretraživača. Otvorite bočnu traku istorije, pronađite svoju profakturu i kliknite "Napravi fakturu" — svi podaci se odmah popunjavaju u novu fakturu. Ažurirajte broj fakture, datume i preuzmite. Gotovo za manje od minute.
Ovaj vodič prolazi kroz kompletan tok rada od profakture do fakture, objašnjava tačno koji podaci se prenose automatski i pokriva nekoliko polja koja ćete morati ručno ažurirati.
Šta je profaktura?
Profaktura je preliminarni dokument naplate — izgleda kao prava faktura, ali nema pravnu snagu. Izdajete je pre nego što je posao završen ili roba isporučena, dajući klijentu formalni, detaljan pregled onoga što će biti naplaćeno. Klijenti koriste profakture za internu budžetsku odobrenje, carinjenje u međunarodnoj trgovini ili za organizovanje avansnih plaćanja.
Ključna razlika: profaktura ne kreira računovodstveni unos i ne pokreće obavezu PDV-a. Tek kada je pratite pravom fakturom, transakcija postaje deo vaših zvaničnih finansijskih evidencija. Za potpuno objašnjenje kada koristiti koji dokument, pogledajte Faktura vs profaktura: koja je razlika?.
Standardni tok rada sa profakturom
Pre nego što pređemo na funkciju pretvaranja, korisno je videti kompletan životni ciklus:
- Kreirajte profakturu — navedite sve stavke, cene i uslove plaćanja pre početka rada
- Pošaljite klijentu — klijent pregleda, dobija odobrenje budžeta ili koristi za carinjenje
- Klijent odobrava — eksplicitna potvrda ili uplata avansa signalizira zeleno svetlo
- Završite posao / isporučite robu
- Pretvorite profakturu u finalnu fakturu — isti podaci, novi broj fakture, aktuelni datum
- Pošaljite fakturu — pravno obavezujuća, knjiživa kao prihod, PDV dospeva
- Primite uplatu — pratite u odnosu na saldo fakture
Koraci 5 i 6 su mesto gde većina frilensersa troši vreme. Bočna traka istorije InvoiNove eliminiše ponovni unos u koraku 5 u potpunosti.
Zašto ponovni unos podataka troši vreme (i uzrokuje greške)
Ponovno kucanje fakture iz profakture izgleda minorno dok ne uzmete u obzir:
- Projekti sa više stavki — izrada sajta, softverski retenjer, fotografski paket: svaki sa zasebnim stavkama, količinama, jediničnim cenama i stopama poreza po stavki
- Duge adrese klijenata — nazivi kompanija, PIB brojevi, međunarodne adrese
- Prilagođena polja — IBAN, bankarski podaci, referentni kodovi, brojevi narudžbenica
- Popust i dostava — procentualni popusti, fiksni iznosi, primena pre ili posle poreza
- Preciznost valute — ručni unos rizikuje razlike u zaokruživanju između profakture i fakture
Čak i jedna pogrešna cifra u broju bankovnog računa može odložiti plaćanje za dane. Automatsko popunjavanje uklanja ovaj rizik u potpunosti.
Kako radi bočna traka istorije InvoiNove
Funkcija istorije faktura InvoiNove automatski čuva svaki dokument koji preuzmete kao PDF — bilo da je reč o fakturi, ponudi ili profakturi. Nije potreban nalog, nema otpremanja na server. Sve ostaje u localStorage vašeg pretraživača, privatno na vašem uređaju.
Istorija čuva vaših poslednjih 20 dokumenata, svaki sa:
- Imenom klijenta
- Brojem fakture/profakture
- Datumom
- Ukupnim iznosom i valutom
- Vrstom dokumenta (faktura, ponuda ili profaktura)
Za pristup, kliknite na ikonu sata u gornjoj traci sa alatkama. Bočna traka se otvara s desne strane prikazujući sve vaše nedavne dokumente. Više o tome kako funkcija istorije radi pogledajte u Istorija faktura: kako InvoiNova čuva vaše fakture lokalno.
Korak po korak: Pretvorite profakturu u finalnu fakturu
Korak 1: Kreirajte i preuzmite profakturu
Izgradite svoju profakturu u InvoiNovi kao i obično. Prebacite se na Ponuda / Profaktura mod koristeći preklopnik tipa dokumenta na vrhu obrasca. Popunite sve stavke, podatke o klijentu, uslove plaćanja, prilagođena polja i eventualne popuste. Kada ste spremni, preuzmite kao PDF.
Ovaj korak preuzimanja je važan — InvoiNova čuva dokument u istoriju u trenutku preuzimanja. Ako zatvorite karticu pre preuzimanja, profaktura se neće pojaviti u istoriji.
Pošaljite PDF profakture klijentu i sačekajte odobrenje.
Korak 2: Otvorite bočnu traku istorije
Kada je posao završen i spremni ste da izdate finalnu fakturu, otvorite InvoiNovu i kliknite na ikonu sata u gornjoj traci sa alatkama. Bočna traka istorije se otvara s desne strane.
Korak 3: Pronađite svoju profakturu
Pregledajte istoriju da pronađete profakturu koju želite pretvoriti. Svaki unos prikazuje vrstu dokumenta, ime klijenta, broj dokumenta, datum i ukupan iznos. Unosi profaktura su jasno označeni.
Korak 4: Kliknite "Napravi fakturu" — ne "Učitaj"
Ovo je ključna razlika. Svaki unos u istoriji ima dva dugmeta:
- Učitaj — vraća dokument u originalnom modu (profaktura se učitava kao profaktura)
- Napravi fakturu — pretvara dokument u mod fakture uz čuvanje svih podataka
Kliknite "Napravi fakturu". Obrazac se odmah popunjava svim podacima profakture — stavkama, adresom klijenta, iznosima, valutom, prilagođenim poljima, uslovima plaćanja, napomenama — i mod dokumenta se prebacuje na Faktura.
Korak 5: Ažurirajte broj fakture, datume i uplate
Nakon učitavanja, nekoliko polja zahteva ručnu pažnju:
Broj fakture — vaša profaktura imala je sopstvenu numeracijsku seriju (npr. PRO-2026-042). Finalna faktura treba da koristi vašu seriju faktura (npr. FAK-2026-017). Ažurirajte ovo na sledeći sekvencijalni broj u seriji faktura.
Datum fakture — postavite na današnji datum (datum završetka posla ili isporuke robe).
Rok plaćanja — ažurirajte prema vašim uslovima plaćanja od datuma fakture (npr. 30 dana od danas).
Plaćeni iznos — ako je klijent platio avans na profakturu, unesite iznos avansa u polje "Plaćeni iznos". Preostali saldo će se automatski izračunati.
Logo — logotipi se ne čuvaju u istoriji radi uštede prostora. Ponovo otpremite logo ako je potrebno.
Korak 6: Pregledajte i preuzmite finalnu fakturu
Obavite završni pregled i preuzmite kao PDF. Pošaljite fakturu klijentu i zabeležite je u svom računovodstvenom sistemu.
Koji podaci se prenose automatski
| Polje | Prenosi se? | Napomene |
|---|---|---|
| Stavke (opis, količina, jedinična cena) | ✅ Da | Sve stavke sačuvane tačno |
| Stope poreza po stavki | ✅ Da | Procenat poreza svake stavke |
| Ime i adresa klijenta (Prima) | ✅ Da | Kompletan blok adrese |
| Vaši poslovni podaci (Šalje) | ✅ Da | Kompletan blok pošiljaoca |
| Valuta | ✅ Da | Nema rizika od nepodudaranja valute |
| Popust (% ili fiksni) | ✅ Da | Sačuvano podešavanje pre/posle poreza |
| Troškovi dostave | ✅ Da | |
| Prilagođena polja (IBAN, bankarski podaci, broj narudžbenice) | ✅ Da | Svi parovi ključ-vrednost |
| Tekst uslova plaćanja | ✅ Da | |
| Napomene i tekst fusnote | ✅ Da | |
| Logo | ❌ Ne | Ponovo otpremite nakon učitavanja |
| Broj fakture | ❌ Ažurirajte | Promenite na vašu seriju faktura |
| Datum fakture | ❌ Ažurirajte | Postavite na datum završetka/isporuke |
| Rok plaćanja | ❌ Ažurirajte | Izračunajte od novog datuma fakture |
| Plaćeni iznos | ❌ Ažurirajte | Unesite avans ako je klijent platio |
Česte greške koje treba izbegavati
Korišćenje profakture kao računovodstvene fakture. Profaktura nije validan evidencija prihoda. Vaš računovodstveni sistem, računovođa i poreska uprava očekuju pravu fakturu sa sekvencijalnim brojem.
Klik na "Učitaj" umesto "Napravi fakturu." Učitavanje profakture vraća je kao profakturu. "Napravi fakturu" obavlja konverziju jednim klikom.
Zaboravljanje ažuriranja datuma fakture. PDV u većini jurisdikcija dospeva na osnovu datuma fakture. Faktura datirana istog datuma kao profaktura može pokrenuti PDV u pogrešnom periodu.
Ponovna upotreba broja profakture. Davanje iste serije broja finalnoj fakturi (npr. PRO-2026-001 postaje FAK-2026-001) stvara zabunu u evidencijama.
Nebeleženje odbitka avansa. Ako je klijent platio avans, taj avans mora biti prikazan na finalnoj fakturi kao "Plaćeni iznos" sa jasno navedenim preostalim saldom.
Pretvorite profakturu u fakturu za nekoliko sekundi
Ceo proces konverzije — od otvaranja bočne trake istorije do preuzimanja finalne fakture — traje manje od dva minuta. Bez ponovnog unosa, bez rizika od grešaka u zaokruživanju, bez grešaka pri kopiranju adresa klijenata.
Besplatni generator faktura InvoiNove podržava i profakture i fakture jednim alatom. Nije potreban nalog, nema pretplate — samo izgradite dokument, preuzmite kao PDF i pretvorite kada ste spremni za naplatu.