Self Assessment & Rechnungsstellung für Einzelunternehmer in UK: Aufzeichnungen, Fristen & Steuerjahr

Einleitung

Sind Sie Einzelunternehmer oder Freelancer in UK, ist Self Assessment der Weg, über den Sie Ihr Einkommen an HMRC melden und Steuern zahlen. Gute Rechnungsgewohnheiten machen diese Erklärung schnell und stressfrei; schlechte Aufzeichnungen verwandeln sie in eine Januar-Hektik — und machen Sie bei einer Prüfung angreifbar. Dieser Leitfaden behandelt das UK-Steuerjahr, die Self-Assessment-Fristen, welche Aufzeichnungen HMRC genau verlangt, wie lange Sie Rechnungen aufbewahren und wie Sie alles so organisieren, dass sich die Erklärung praktisch von selbst ausfüllt.

Dies ist eine allgemeine Anleitung für UK-Einzelunternehmer, keine individuelle Steuerberatung. Für Ihre Situation siehe HMRC-Leitfaden zu Self Assessment oder sprechen Sie mit einem Buchhalter.

Kurze Antwort: Das UK-Steuerjahr läuft vom 6. April bis 5. April. Einzelunternehmer reichen Self Assessment online bis zum 31. Januar nach Ende des Steuerjahres ein, wenn auch geschuldete Steuer und Class-4-National-Insurance fällig werden. HMRC verlangt, alle ausgehenden Rechnungen und Geschäftsunterlagen mindestens 5 Jahre nach dieser Frist 31. Januar aufzubewahren. Der kostenlose UK-Rechnungsgenerator von InvoiNova erstellt fortlaufend nummerierte PDF-Rechnungen, die Sie für Ihre Unterlagen archivieren können.

Wie das UK-Steuerjahr funktioniert

Das UK-Steuerjahr für die Einkommensteuer läuft vom 6. April bis 5. April des Folgejahres. Das Steuerjahr 2025/26 umfasst also den 6. April 2025 bis 5. April 2026. Dieser ungewöhnliche Zeitraum ist historisch bedingt und überrascht fast jeden neuen Einzelunternehmer, der annimmt, er folge dem Kalenderjahr oder dem eigenen Abrechnungszeitraum.

Als Einzelunternehmer ist Ihr Geschäftsgewinn für ein Steuerjahr das, was Sie in der Self-Assessment-Erklärung dieses Jahres melden. Ab dem Steuerjahr 2024/25 werden Einzelunternehmer auf Gewinne besteuert, die im Steuerjahr selbst entstehen („tax year basis"), daher vereinfacht die Ausrichtung Ihrer Buchhaltung am Zeitraum 6. April–5. April die Dinge.

Self-Assessment-Fristen

Versäumen Sie diese, verhängt HMRC automatische Strafen — tragen Sie sie also in den Kalender ein:

Strafen für verspätete Einreichung beginnen bei 100 £ für das Versäumen der Online-Frist 31. Januar und steigen dann nach 3, 6 und 12 Monaten. Auf verspätete Steuerzahlungen werden zudem Zinsen berechnet.

Vorauszahlungen (Payments on Account)

Liegt Ihre Self-Assessment-Rechnung über 1.000 £, verlangt HMRC in der Regel Vorauszahlungen — Vorabzahlungen auf die nächstjährige Rechnung, je 50% der laufenden Jahressteuer, fällig am 31. Januar und 31. Juli. Neue Einzelunternehmer überrascht das oft in ihrem ersten Januar, wenn sie faktisch 150% der Jahressteuer auf einmal zahlen. Planen Sie dafür ein.

National Insurance

Einzelunternehmer zahlen Class-4-National-Insurance auf Gewinne über der Schwelle, berechnet und gezahlt über Self Assessment zusammen mit der Einkommensteuer. Class 2 NIC wurde in den letzten Steuerjahren weitgehend reformiert — die meisten Selbstständigen mit Gewinnen über der Schwelle erhalten nun NI-Gutschriften ohne separate Pauschale. Prüfen Sie die aktuellen Sätze auf gov.uk.

Die Trading Allowance von 1.000 £

Liegt Ihr selbstständiges Bruttoeinkommen in einem Steuerjahr bei 1.000 £ oder weniger, ist es durch die Trading Allowance abgedeckt, und Sie müssen sich für dieses Einkommen in der Regel nicht für Self Assessment registrieren. Über 1.000 £ müssen Sie sich registrieren und melden.

Welche Aufzeichnungen HMRC verlangt

HMRC verlangt von Einzelunternehmern, Aufzeichnungen aller Geschäftseinnahmen und -ausgaben zu führen. Konkret:

Einnahmen-Aufzeichnungen:

• Eine Kopie jeder ausgehenden Rechnung
• Aufzeichnungen aller erhaltenen Beträge und der Daten
• Sonstige Geschäftseinnahmen (Zinsen, Zuschüsse)

Ausgaben-Aufzeichnungen:

• Belege und Rechnungen für Geschäftseinkäufe
• Kilometer, Arbeitszimmernutzung und andere zulässige Ausgaben
• Bank- und Kartenauszüge für das Geschäft

Warum es wichtig ist: Diese Aufzeichnungen belegen die Umsatz- und Gewinnzahlen in Ihrer Erklärung. Bei einer Prüfung verlangt HMRC fast immer zuerst Ihre Verkaufsrechnungen und Bankunterlagen. Stimmen diese nicht überein, haben Sie ein Problem. Ein sauberer, fortlaufender Satz von Rechnungen ist Ihre stärkste Verteidigung — siehe Rechnungsnummerierung für die rechtlich korrekte Reihenfolge.

Wie lange Rechnungen aufbewahren

Einzelunternehmer müssen Geschäftsunterlagen mindestens 5 Jahre nach der Einreichungsfrist 31. Januar des betreffenden Steuerjahres aufbewahren.

Beispiel: Für das Steuerjahr 2025/26 ist die Online-Erklärung am 31. Januar 2027 fällig. Diese Unterlagen müssen Sie bis mindestens 31. Januar 2032 aufbewahren.

Reichen Sie verspätet ein oder eröffnet HMRC eine Prüfung, bewahren Sie die Unterlagen länger auf — bis die Prüfung abgeschlossen ist. Digitale Kopien sind zulässig, daher erfüllt das Speichern jeder Rechnung als PDF in einem datierten, nummerierten Ordner die Anforderung ohne Aktenschrank.

Hinweis für VAT-registrierte Einzelunternehmer: VAT-Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren, und VAT-registrierte Unternehmen müssen Making Tax Digital befolgen. Nähern Sie sich der VAT-Schwelle, siehe VAT-Registrierung für Freelancer in UK.

Ihre Rechnungsstellung für eine einfache Erklärung organisieren

Der Unterschied zwischen einer fünfminütigen und einer fünftägigen Erklärung liegt darin, wie Sie das Jahr über Rechnungen stellen:

1. Rechnungen fortlaufend nummerieren ohne Lücken — INV-2025-001, INV-2025-002 usw. Lücken und Duplikate werfen Fragen auf.
2. Speichern Sie ein PDF jeder Rechnung sofort beim Ausstellen, in einem Ordner pro Steuerjahr (6. April–5. April).
3. Erfassen Sie das Zahlungsdatum, nicht nur das Rechnungsdatum — Ihr Umsatz richtet sich nach dem Steuerjahr, in dem das Einkommen entsteht.
4. Halten Sie Kundendaten konsistent, damit derselbe Kunde über das Jahr leicht zu summieren ist.
5. Gleichen Sie monatlich mit der Bank ab, nicht erst im Januar.

Für die Felder, die jede UK-Rechnung rechtlich tragen muss, siehe was eine UK-Rechnung enthalten muss. Für eine Einführung siehe wie man als Freelancer Rechnungen stellt.

Wie InvoiNova zur Steuerzeit hilft

Der kostenlose UK-Rechnungsgenerator von InvoiNova ist um die Aufzeichnungsgewohnheiten herum gebaut, die Self Assessment belohnt:

• Fortlaufende, professionelle PDFs — laden Sie jede Rechnung herunter und archivieren Sie sie pro Steuerjahr.
• Rechnungsverlauf — die letzten 20 Rechnungen werden lokal in Ihrem Browser gespeichert, aktuelle Rechnungen sind also einen Klick entfernt (siehe Rechnungsverlauf-Funktion).
• Gespeicherte Kunden und Vorlagen — stellen Sie wiederkehrenden Kunden konsistent Rechnungen, damit Ihre Jahressummen sauber sind.
• Kein Konto, nur im Browser — Ihre Daten verlassen nie Ihr Gerät, was zu Einzelunternehmern passt, die ihre Bücher selbst führen.

Nutzen Sie das UK-Freelancer-Tool für die Dienstleistungsabrechnung und speichern Sie jedes PDF laufend — bis 31. Januar sind Ihre Unterlagen bereits in Ordnung.

Häufige Fehler bei Self Assessment & Aufzeichnungen

• Annehmen, das Steuerjahr sei das Kalenderjahr — es läuft vom 6. April bis 5. April.
• Die Zahlung am 31. Januar versäumen, nicht nur die Einreichung — beide fallen auf dasselbe Datum.
• Vorauszahlungen vergessen — Ihr erster Januar kann 150% der Jahressteuer betragen.
• Keine Kopien der Verkaufsrechnungen aufbewahren — das Erste, was HMRC verlangt.
• Unterlagen zu früh wegwerfen — bewahren Sie sie mindestens 5 Jahre nach der Frist 31. Januar auf (6 Jahre bei VAT-Registrierung).
• Lücken in der Rechnungsnummerierung — erschweren Abgleich und HMRC-Prüfungen.

Führen Sie ab der ersten Rechnung saubere Aufzeichnungen

Self Assessment ist einfach, wenn Ihre Rechnungen nummeriert, gespeichert und über das Jahr abgeglichen sind. Der UK-Rechnungsgenerator von InvoiNova ist kostenlos, erfordert kein Konto und liefert ein fortlaufendes PDF für jeden Auftrag — bereit zur Archivierung für Ihre Steuererklärung.

Öffnen Sie den kostenlosen UK-Rechnungsgenerator und beginnen Sie noch heute, steuerfertige Unterlagen aufzubauen.