Self Assessment y facturación para autónomos del Reino Unido: registros, plazos y año fiscal

Introducción

Si es autónomo en el Reino Unido, el Self Assessment es la vía por la que declara sus ingresos a HMRC y paga impuestos. Unos buenos hábitos de facturación hacen esa declaración rápida y sin estrés; unos registros deficientes la convierten en una carrera de enero, y le dejan expuesto en una comprobación. Esta guía cubre el año fiscal del Reino Unido, los plazos del Self Assessment, qué registros pide HMRC exactamente, cuánto tiempo conservar las facturas y cómo organizarlo todo para que la declaración casi se rellene sola.

Esta es una guía general para autónomos del Reino Unido, no asesoramiento fiscal personalizado. Para su situación, consulte la guía del Self Assessment de HMRC o hable con un asesor.

Respuesta rápida: El año fiscal del Reino Unido va del 6 de abril al 5 de abril. Los autónomos presentan el Self Assessment en línea antes del 31 de enero tras el fin del año fiscal, cuando también vence el impuesto y la Class 4 National Insurance adeudados. HMRC exige conservar todas las facturas emitidas y los registros de empresa al menos 5 años tras ese plazo del 31 de enero. El generador de facturas del Reino Unido gratuito de InvoiNova crea facturas PDF con numeración correlativa que puede archivar para sus registros.

Cómo funciona el año fiscal del Reino Unido

El año fiscal del Reino Unido para el impuesto sobre la renta va del 6 de abril al 5 de abril del año siguiente. Así, el año fiscal 2025/26 cubre del 6 de abril de 2025 al 5 de abril de 2026. Este rango tan peculiar es histórico y sorprende a casi todo autónomo nuevo que supone que sigue el año natural o su propio periodo contable.

Como autónomo, su beneficio de empresa de un año fiscal es lo que declara en el Self Assessment de ese año. Desde el año fiscal 2024/25, los autónomos tributan por los beneficios obtenidos en el propio año fiscal («tax year basis»), por lo que alinear su contabilidad con el periodo 6 de abril–5 de abril simplifica las cosas.

Plazos del Self Assessment

Si los incumple, HMRC impone sanciones automáticas, así que anótelos en el calendario:

Las sanciones por presentación tardía comienzan en 100 £ por incumplir el plazo en línea del 31 de enero, y luego aumentan a los 3, 6 y 12 meses. También se cobran intereses por el pago tardío del impuesto.

Pagos a cuenta

Si su factura del Self Assessment supera las 1.000 £, HMRC suele pedir pagos a cuenta: anticipos de la factura del año siguiente, cada uno del 50% del impuesto del año en curso, con vencimiento el 31 de enero y el 31 de julio. A los autónomos nuevos suele sorprenderles en su primer enero, cuando pagan de hecho el 150% del impuesto del año de golpe. Prevéalo.

National Insurance

Los autónomos pagan Class 4 National Insurance sobre los beneficios por encima del umbral, calculada y pagada a través del Self Assessment junto con el impuesto sobre la renta. La Class 2 NIC se ha reformado en buena medida en los últimos años fiscales: la mayoría de los autónomos con beneficios por encima del umbral obtienen ahora créditos de NI sin un cargo fijo aparte. Compruebe los tipos del año en gov.uk.

La trading allowance de 1.000 £

Si sus ingresos brutos por cuenta propia son de 1.000 £ o menos en un año fiscal, están cubiertos por la trading allowance y, por lo general, no necesita registrarse para el Self Assessment por esos ingresos. Por encima de 1.000 £, debe registrarse y declarar.

Qué registros exige HMRC

HMRC exige a los autónomos llevar registros de todos los ingresos y gastos de la actividad. En concreto:

Registros de ingresos:

• Una copia de cada factura emitida
• Registros de todos los importes recibidos y las fechas
• Cualquier otro ingreso de la actividad (intereses, subvenciones)

Registros de gastos:

• Justificantes y facturas de compras de empresa
• Kilometraje, uso del domicilio y otros gastos deducibles
• Extractos bancarios y de tarjeta de la actividad

Por qué importa: estos registros respaldan las cifras de facturación y beneficio de su declaración. En una comprobación, lo primero que pide HMRC casi siempre son sus facturas de ventas y los registros bancarios. Si no cuadran, tiene un problema. Un conjunto de facturas limpio y correlativo es su mejor defensa; consulte numeración de facturas para acertar legalmente con la secuencia.

Cuánto tiempo conservar las facturas

Los autónomos deben conservar los registros de empresa al menos 5 años tras el plazo de presentación del 31 de enero del año fiscal correspondiente.

Ejemplo: para el año fiscal 2025/26, la declaración en línea vence el 31 de enero de 2027. Debe conservar esos registros al menos hasta el 31 de enero de 2032.

Si presenta tarde o HMRC abre una inspección, conserve los registros más tiempo, hasta que se resuelva. Las copias digitales son válidas, así que guardar cada factura como PDF en una carpeta fechada y numerada cumple el requisito sin archivador.

Nota para autónomos registrados en VAT: los registros de VAT deben conservarse 6 años, y las empresas registradas en VAT deben seguir Making Tax Digital. Si se acerca al umbral del VAT, consulte registro de VAT para autónomos en el Reino Unido.

Organizar la facturación para una declaración sencilla

La diferencia entre una declaración de cinco minutos y una de cinco días está en cómo factura durante el año:

1. Numere las facturas de forma correlativa sin huecos: INV-2025-001, INV-2025-002, etc. Los huecos y duplicados generan preguntas.
2. Guarde un PDF de cada factura en cuanto la emita, en una carpeta por año fiscal (6 de abril–5 de abril).
3. Registre la fecha de cobro, no solo la de factura: su facturación se basa en el año fiscal en que se obtiene el ingreso.
4. Mantenga coherentes los datos del cliente para sumar fácilmente el mismo cliente durante el año.
5. Concilie mensualmente con el banco, en lugar de una vez en enero.

Para los campos que toda factura del Reino Unido debe llevar legalmente, consulte qué debe incluir una factura del Reino Unido. Para una introducción, consulte cómo facturar como autónomo.

Cómo ayuda InvoiNova en la época de impuestos

El generador de facturas del Reino Unido gratuito de InvoiNova está construido en torno a los hábitos de registro que el Self Assessment premia:

• PDF correlativos y profesionales: descargue cada factura y archívela por año fiscal.
• Historial de facturas: las últimas 20 facturas se guardan localmente en su navegador, así que las recientes están a un clic (consulte la función de historial de facturas).
• Clientes y plantillas guardados: facture a clientes recurrentes de forma coherente, para que sus totales anuales queden limpios.
• Sin cuenta, solo en el navegador: sus datos nunca salen de su dispositivo, lo que encaja con los autónomos que llevan su propia contabilidad.

Use la herramienta para autónomos del Reino Unido para la facturación de servicios y guarde cada PDF sobre la marcha: para el 31 de enero, sus registros ya estarán en orden.

Errores frecuentes en Self Assessment y registros

• Suponer que el año fiscal es el natural: va del 6 de abril al 5 de abril.
• Incumplir el pago del 31 de enero, no solo la presentación: ambos caen en la misma fecha.
• Olvidar los pagos a cuenta: su primer enero puede ser el 150% del impuesto del año.
• No guardar copias de las facturas de ventas: lo primero que pide HMRC.
• Tirar los registros demasiado pronto: consérvelos al menos 5 años tras el plazo del 31 de enero (6 años si está registrado en VAT).
• Huecos en la numeración de facturas: dificultan la conciliación y las comprobaciones de HMRC.

Lleve registros limpios desde la primera factura

El Self Assessment es sencillo cuando sus facturas están numeradas, guardadas y conciliadas durante el año. El generador de facturas del Reino Unido de InvoiNova es gratuito, no requiere cuenta y le da un PDF correlativo por cada trabajo, listo para archivar para su declaración.

Abra el generador de facturas del Reino Unido gratuito y empiece hoy a crear registros listos para impuestos.