Što UK račun mora zakonski sadržavati (s PDV-om i bez PDV-a)

Uvod

UK račun mora nositi određene informacije da bi bio zakonski valjan i zadovoljio HMRC. Točni zahtjevi ovise o tome jeste li u sustavu PDV-a, a postoje tri različite vrste računa — puni PDV račun, pojednostavljeni PDV račun i obični račun bez PDV-a. Ovaj vodič navodi svako obvezno polje za svaku vrstu, prikazuje primjer izgleda i upućuje vas na besplatni alat koji ih sve uključuje zadano.

Ovo je detaljan vodič specifičan za UK. Za usporedbu po zemljama, pogledajte zahtjeve za račun po zemljama; za opći, ne-zemlja-specifični popis, pogledajte što uključiti u račun.

Brzi odgovor: Svaki UK račun mora prikazati jedinstveni slijedni broj računa, vaš naziv i adresu, naziv i adresu kupca, datum (i porezni trenutak ako se razlikuje), opis robe ili usluga s količinom i jediničnom cijenom, te ukupan iznos za plaćanje. Ako ste u sustavu PDV-a, dodajte PDV broj, stopu PDV-a po stavci, ukupan PDV i neto i bruto iznose. InvoiNova besplatni UK generator računa automatski uključuje svako obvezno polje.

Osnovna polja koja svaki UK račun mora imati

Bez obzira na to jeste li u sustavu PDV-a, UK račun mora sadržavati:

1. Riječ „Invoice" (Račun) jasno na dokumentu
2. Jedinstveni, slijedni broj računa (bez praznina ili duplikata — pogledajte numeriranje računa)
3. Naziv i adresu vaše tvrtke (i trgovački naziv ako ga koristite)
4. Naziv i adresu kupca
5. Datum računa
6. Porezni trenutak (datum isporuke) ako se razlikuje od datuma računa
7. Jasan opis isporučene robe ili usluga
8. Količinu i jediničnu cijenu svake stavke
9. Ukupan iznos za plaćanje

Dobra je praksa — iako nije strogo obvezno — uključiti i uvjete plaćanja, rok dospijeća i podatke za plaćanje (banka, broj računa) kako bi klijenti znali kako i kada platiti. Kasni ili nejasni uvjeti plaćanja čest su uzrok sporova; pogledajte uvjete plaćanja na računu i postupanje s kasnim plaćanjem računa.

Tri vrste UK računa

1. Račun bez PDV-a (niste u sustavu PDV-a)

Ako ste ispod praga od 90.000 funti i niste dobrovoljno registrirani, izdajete obični račun samo s osnovnim poljima iznad. Ne smijete prikazati PDV broj ni dodati PDV stavku. Račun je i dalje potpuno valjan i morate čuvati kopiju za svoju evidenciju. Ako se približavate pragu, pročitajte PDV registraciju za freelancere u UK.

2. Puni PDV račun (u sustavu PDV-a)

Ako ste u sustavu PDV-a, većina vaših računa mora biti puni PDV račun. Uz osnovna polja, morate prikazati:

• Vaš PDV registracijski broj
• Stopu PDV-a primijenjenu na svaku stavku (standardna 20%, snižena 5% ili nulta 0%)
• Ukupan PDV
• Ukupan iznos bez PDV-a (neto) i ukupan iznos s PDV-om (bruto)
• Posebnu stavku po stopi PDV-a ako miješate stope na jednom računu

3. Pojednostavljeni PDV račun (maloprodaja ≤ 250 funti)

Za maloprodajne isporuke od 250 funti ili manje, tvrtke u sustavu PDV-a mogu izdati pojednostavljeni PDV račun, koji može izostaviti podatke kupca i dio razrade po stavkama. Mora i dalje prikazati vaš naziv i adresu, PDV broj, opis robe ili usluga, stopu PDV-a i bruto iznos s PDV-om. Većina freelancerskih B2B poslova ipak bi trebala koristiti puni PDV račun kako bi klijent mogao ispravno odbiti PDV.

Primjer izgleda UK PDV računa

Evo ispravno strukturiranog punog PDV računa za freelancera u sustavu PDV-a:

INVOICE
Invoice No.:  INV-2026-018
Date:         13 June 2026
Tax Point:    13 June 2026

From:
  A. Designer Ltd
  8 Studio Lane, Bristol BS1 4ST
  VAT No.: GB 987 654 321

To:
  Client Co Ltd
  22 Market Square, Leeds LS1 5AB

─────────────────────────────────────────────
Description                  Qty   Unit    Net
─────────────────────────────────────────────
Brand identity design         1   £2,400  £2,400.00
Logo files & handover         1     £300    £300.00
─────────────────────────────────────────────
Subtotal (excl. VAT):                  £2,700.00
VAT (20%):                               £540.00
─────────────────────────────────────────────
Total Due (incl. VAT):                 £3,240.00
─────────────────────────────────────────────

Payment terms: 30 days from invoice date
Bank: A. Designer Ltd | Sort Code: 00-00-00 | Account: 12345678

Račun bez PDV-a identičan je, ali bez PDV broja i PDV stavke, te s jedinstvenim Total Due umjesto razrade neto/PDV/bruto.

Reverse charge i posebni slučajevi

Neki UK računi zahtijevaju dodatni tekst:

• Domaći reverse charge (građevinarstvo): podizvođači u CIS radovima između tvrtki u sustavu PDV-a ne naplaćuju PDV, ali moraju dodati napomenu „Reverse charge: VAT Act 1994 Section 55A applies." Pogledajte UK vodič za izvođače i CIS.
• Isporuke s nultom stopom ili oslobođene: prikažite stopu 0% (nulta stopa) ili označite isporuku kao oslobođenu — različito se tretiraju za PDV, ali obje se moraju jasno prikazati.
• Računi u stranoj valuti: možete izdati račun u drugoj valuti, ali ako se primjenjuje PDV, morate prikazati i iznos PDV-a u funtama.

Napravite usklađeni UK račun besplatno

InvoiNova besplatni UK generator računa uključuje svako obvezno polje zadano:

1. Otvorite UK generator računa (ili UK alat za freelancere).
2. Unesite podatke svoje tvrtke i kupca — broj računa generira se za vas.
3. Dodajte stavke s količinom i jediničnom cijenom.
4. Ako ste u sustavu PDV-a, postavite stopu PDV-a po stavci i dodajte PDV broj u prilagođenim poljima; ako niste, uključite način bez poreza da se PDV ne prikazuje.
5. Dodajte uvjete plaćanja i podatke banke u prilagođenim poljima.
6. Kliknite Preuzmi PDF — dobivate usklađeni UK račun s ispravnom razradom neto, PDV i bruto.

Sve radi u vašem pregledniku bez računa, a posljednjih 20 računa pohranjuje se lokalno za vašu evidenciju — korisno za samoprocjenu i PDV prijave.

Česte pogreške na UK računima

• Praznine ili duplikati u broju računa — numeriranje mora biti slijedno.
• Prikazivanje PDV broja iako niste registrirani, ili naplata PDV-a bez njega.
• Izostavljanje stope PDV-a po stavci na punom PDV računu.
• Nedostatak poreznog trenutka kada se razlikuje od datuma računa.
• Bez uvjeta plaćanja ili podataka banke — usporava plaćanje i izaziva sporove.
• Zaboravljanje reverse charge napomene na CIS građevinskim računima.

Sva polja kako treba, besplatno

UK račun zahtijeva samo nekoliko polja — ali izostavljanje jednog može odgoditi plaćanje ili izazvati PDV problem. InvoiNova UK generator računa uključuje ih sva, besplatno i bez računa, i izrađuje PDF spreman za ispis za manje od dvije minute.

Otvorite besplatni UK generator računa i kreirajte potpuno usklađeni račun danas.