Was eine UK-Rechnung rechtlich enthalten muss (mit und ohne VAT)

Einleitung

Eine UK-Rechnung muss bestimmte Angaben tragen, um rechtsgültig zu sein und HMRC zu genügen. Die genauen Anforderungen hängen davon ab, ob Sie VAT-registriert sind, und es gibt drei verschiedene Rechnungsarten — die vollständige VAT-Rechnung, die vereinfachte VAT-Rechnung und die gewöhnliche Rechnung ohne VAT. Dieser Leitfaden listet jedes Pflichtfeld für jede Art auf, zeigt ein Beispiel-Layout und verweist auf ein kostenloses Tool, das alle standardmäßig enthält.

Dies ist ein UK-spezifischer Tiefenartikel. Für einen Ländervergleich siehe Rechnungsanforderungen nach Ländern; für eine allgemeine, nicht länderspezifische Checkliste siehe was in eine Rechnung gehört.

Kurze Antwort: Jede UK-Rechnung muss eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer, Ihren Namen und Anschrift, Namen und Anschrift des Kunden, das Datum (und den Steuerzeitpunkt, falls abweichend), eine Beschreibung der Waren oder Leistungen mit Menge und Einzelpreis sowie den fälligen Gesamtbetrag zeigen. Sind Sie VAT-registriert, ergänzen Sie VAT-Nummer, VAT-Satz je Position, gesamte VAT sowie Netto- und Bruttobeträge. Der kostenlose UK-Rechnungsgenerator von InvoiNova enthält jedes Pflichtfeld automatisch.

Die Kernfelder, die jede UK-Rechnung braucht

Ob VAT-registriert oder nicht, eine UK-Rechnung muss enthalten:

1. Das Wort „Invoice" deutlich auf dem Dokument
2. Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer (ohne Lücken oder Duplikate — siehe Rechnungsnummerierung)
3. Namen und Anschrift Ihres Unternehmens (und Handelsnamen, falls verwendet)
4. Namen und Anschrift des Kunden
5. Das Rechnungsdatum
6. Den Steuerzeitpunkt (Leistungsdatum), falls abweichend vom Rechnungsdatum
7. Eine klare Beschreibung der gelieferten Waren oder Leistungen
8. Menge und Einzelpreis je Position
9. Den fälligen Gesamtbetrag

Es ist gute Praxis — wenn auch nicht streng vorgeschrieben — auch Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum und Zahlungsangaben (Bank, Kontonummer) anzugeben, damit Kunden wissen, wie und wann sie zahlen. Späte oder unklare Zahlungsbedingungen sind eine häufige Streitursache; siehe Zahlungsbedingungen auf Rechnungen und Umgang mit verspäteter Rechnungszahlung.

Die drei Arten der UK-Rechnung

1. Rechnung ohne VAT (nicht VAT-registriert)

Sind Sie unter der Schwelle von 90.000 £ und nicht freiwillig registriert, stellen Sie eine gewöhnliche Rechnung nur mit den obigen Kernfeldern aus. Sie dürfen keine VAT-Nummer angeben und keine VAT-Position hinzufügen. Die Rechnung ist dennoch voll gültig, und Sie müssen eine Kopie für Ihre Unterlagen aufbewahren. Nähern Sie sich der Schwelle, lesen Sie VAT-Registrierung für Freelancer in UK.

2. Vollständige VAT-Rechnung (VAT-registriert)

Sind Sie VAT-registriert, müssen die meisten Ihrer Rechnungen vollständige VAT-Rechnungen sein. Zusätzlich zu den Kernfeldern müssen Sie zeigen:

• Ihre VAT-Registrierungsnummer
• Den auf jede Position angewandten VAT-Satz (Standard 20%, ermäßigt 5% oder Nullsatz 0%)
• Die gesamte VAT
• Den Betrag ohne VAT (netto) und den Betrag mit VAT (brutto)
• Eine separate Zeile je VAT-Satz, wenn Sie Sätze auf einer Rechnung mischen

3. Vereinfachte VAT-Rechnung (Einzelhandel ≤ 250 £)

Für Einzelhandelsleistungen von 250 £ oder weniger dürfen VAT-registrierte Unternehmen eine vereinfachte VAT-Rechnung ausstellen, die die Kundendaten und Teile der positionsweisen Aufschlüsselung weglassen kann. Sie muss dennoch Ihren Namen und Anschrift, VAT-Nummer, eine Beschreibung der Waren oder Leistungen, den VAT-Satz und den Bruttobetrag inklusive VAT zeigen. Die meisten Freelancer-B2B-Arbeiten sollten dennoch eine vollständige VAT-Rechnung nutzen, damit der Kunde korrekt abziehen kann.

Beispiel-Layout einer UK-VAT-Rechnung

Hier eine korrekt strukturierte vollständige VAT-Rechnung für einen VAT-registrierten Freelancer:

INVOICE
Invoice No.:  INV-2026-018
Date:         13 June 2026
Tax Point:    13 June 2026

From:
  A. Designer Ltd
  8 Studio Lane, Bristol BS1 4ST
  VAT No.: GB 987 654 321

To:
  Client Co Ltd
  22 Market Square, Leeds LS1 5AB

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Description                  Qty   Unit    Net
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Brand identity design         1   £2,400  £2,400.00
Logo files & handover         1     £300    £300.00
─────────────────────────────────────────────
Subtotal (excl. VAT):                  £2,700.00
VAT (20%):                               £540.00
─────────────────────────────────────────────
Total Due (incl. VAT):                 £3,240.00
─────────────────────────────────────────────

Payment terms: 30 days from invoice date
Bank: A. Designer Ltd | Sort Code: 00-00-00 | Account: 12345678

Eine Rechnung ohne VAT ist identisch, jedoch ohne VAT-Nummer und VAT-Zeile und mit einem einzigen Total Due anstelle der Netto-/VAT-/Brutto-Aufschlüsselung.

Reverse Charge und Sonderfälle

Einige UK-Rechnungen brauchen zusätzlichen Wortlaut:

• Domestic Reverse Charge (Bau): Subunternehmer in CIS-pflichtigen Arbeiten zwischen VAT-registrierten Unternehmen berechnen keine VAT, müssen aber den Hinweis „Reverse charge: VAT Act 1994 Section 55A applies." hinzufügen. Siehe UK-Bauunternehmer- & CIS-Rechnungsleitfaden.
• Nullsatz- oder befreite Leistungen: Zeigen Sie den Satz 0% (Nullsatz) oder kennzeichnen Sie die Leistung als befreit — sie werden VAT-seitig unterschiedlich behandelt, müssen aber beide klar ausgewiesen werden.
• Fremdwährungsrechnungen: Sie dürfen in einer anderen Währung abrechnen, müssen aber bei anfallender VAT auch den VAT-Betrag in Pfund Sterling zeigen.

Erstellen Sie kostenlos eine konforme UK-Rechnung

Der kostenlose UK-Rechnungsgenerator von InvoiNova enthält jedes Pflichtfeld standardmäßig:

1. Öffnen Sie den UK-Rechnungsgenerator (oder das UK-Freelancer-Tool).
2. Geben Sie Ihre Unternehmens- und Kundendaten ein — die Rechnungsnummer wird für Sie erzeugt.
3. Fügen Sie Ihre Positionen mit Menge und Einzelpreis hinzu.
4. Sind Sie VAT-registriert, setzen Sie den VAT-Satz je Position und ergänzen die VAT-Nummer in den benutzerdefinierten Feldern; sind Sie es nicht, aktivieren Sie den Modus ohne Steuer, damit keine VAT erscheint.
5. Fügen Sie Zahlungsbedingungen und Bankangaben in den benutzerdefinierten Feldern hinzu.
6. Klicken Sie auf PDF herunterladen — Sie erhalten eine konforme UK-Rechnung mit korrekter Netto-, VAT- und Brutto-Aufschlüsselung.

Alles läuft in Ihrem Browser ohne Konto, und die letzten 20 Rechnungen werden lokal für Ihre Unterlagen gespeichert — nützlich für Self Assessment und VAT-Erklärungen.

Häufige Fehler bei UK-Rechnungen

• Lücken oder Duplikate in der Rechnungsnummer — die Nummerierung muss fortlaufend sein.
• Eine VAT-Nummer anzeigen, obwohl nicht registriert, oder VAT ohne eine solche berechnen.
• Den VAT-Satz je Position weglassen auf einer vollständigen VAT-Rechnung.
• Den Steuerzeitpunkt fehlen lassen, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht.
• Keine Zahlungsbedingungen oder Bankangaben — verzögert die Zahlung und verursacht Streit.
• Den Reverse-Charge-Hinweis vergessen auf CIS-Baurechnungen.

Jedes Feld richtig, kostenlos

Eine UK-Rechnung braucht nur eine Handvoll Felder — aber ein fehlendes kann die Zahlung verzögern oder ein VAT-Problem verursachen. Der UK-Rechnungsgenerator von InvoiNova enthält sie alle, kostenlos und ohne Konto, und erstellt in unter zwei Minuten ein druckfertiges PDF.

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