Qué debe incluir legalmente una factura del Reino Unido (con y sin VAT)

Introducción

Una factura del Reino Unido debe llevar cierta información para ser legalmente válida y satisfacer a HMRC. Los requisitos exactos dependen de si está registrado en VAT, y hay tres tipos distintos de factura: la factura de VAT completa, la factura de VAT simplificada y la factura ordinaria sin VAT. Esta guía enumera todos los campos obligatorios de cada tipo, muestra un ejemplo de diseño y le remite a una herramienta gratuita que los incluye todos por defecto.

Esta es una guía detallada específica del Reino Unido. Para una comparación por países, consulte requisitos de factura por país; para una lista general no específica de país, consulte qué incluir en una factura.

Respuesta rápida: Toda factura del Reino Unido debe mostrar un número de factura único y correlativo, su nombre y dirección, el nombre y dirección del cliente, la fecha (y el tax point si es distinto), una descripción de los bienes o servicios con cantidad y precio unitario, y el total a pagar. Si está registrado en VAT, añada el número de VAT, el tipo de VAT por línea, el VAT total y los totales neto y bruto. El generador de facturas del Reino Unido gratuito de InvoiNova incluye todos los campos obligatorios automáticamente.

Los campos esenciales de toda factura del Reino Unido

Esté o no registrado en VAT, una factura del Reino Unido debe incluir:

1. La palabra «Invoice» claramente en el documento
2. Un número de factura único y correlativo (sin huecos ni duplicados; consulte numeración de facturas)
3. El nombre y dirección de su empresa (y el nombre comercial si lo usa)
4. El nombre y dirección del cliente
5. La fecha de factura
6. El tax point (fecha de devengo) si difiere de la fecha de factura
7. Una descripción clara de los bienes o servicios prestados
8. La cantidad y el precio unitario de cada concepto
9. El importe total a pagar

También es buena práctica —aunque no estrictamente obligatorio— incluir las condiciones de pago, la fecha de vencimiento y los datos de pago (banco, número de cuenta) para que el cliente sepa cómo y cuándo pagar. Unas condiciones de pago tardías o poco claras son una causa habitual de disputas; consulte condiciones de pago en facturas y gestión del pago tardío de facturas.

Los tres tipos de factura del Reino Unido

1. Factura sin VAT (no registrado en VAT)

Si está por debajo del umbral de 90.000 £ y no se ha registrado voluntariamente, emite una factura ordinaria solo con los campos esenciales anteriores. No debe mostrar un número de VAT ni añadir una línea de VAT. La factura sigue siendo plenamente válida y debe conservar una copia para sus registros. Si se acerca al umbral, lea registro de VAT para autónomos en el Reino Unido.

2. Factura de VAT completa (registrado en VAT)

Si está registrado en VAT, la mayoría de sus facturas deben ser facturas de VAT completas. Además de los campos esenciales, debe mostrar:

• Su número de registro de VAT
• El tipo de VAT aplicado a cada línea (estándar 20%, reducido 5% o tipo cero 0%)
• El VAT total
• El total sin VAT (neto) y el total con VAT (bruto)
• Una línea separada por tipo de VAT si mezcla tipos en una factura

3. Factura de VAT simplificada (minorista ≤ 250 £)

Para operaciones minoristas de 250 £ o menos, las empresas registradas en VAT pueden emitir una factura de VAT simplificada, que puede omitir los datos del cliente y parte del desglose por línea. Debe seguir mostrando su nombre y dirección, número de VAT, una descripción de los bienes o servicios, el tipo de VAT y el importe bruto con VAT. La mayoría del trabajo B2B de autónomos debería usar igualmente una factura de VAT completa para que el cliente pueda deducir correctamente.

Ejemplo de diseño de factura de VAT del Reino Unido

Aquí tiene una factura de VAT completa correctamente estructurada para un autónomo registrado en VAT:

INVOICE
Invoice No.:  INV-2026-018
Date:         13 June 2026
Tax Point:    13 June 2026

From:
  A. Designer Ltd
  8 Studio Lane, Bristol BS1 4ST
  VAT No.: GB 987 654 321

To:
  Client Co Ltd
  22 Market Square, Leeds LS1 5AB

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Description                  Qty   Unit    Net
─────────────────────────────────────────────
Brand identity design         1   £2,400  £2,400.00
Logo files & handover         1     £300    £300.00
─────────────────────────────────────────────
Subtotal (excl. VAT):                  £2,700.00
VAT (20%):                               £540.00
─────────────────────────────────────────────
Total Due (incl. VAT):                 £3,240.00
─────────────────────────────────────────────

Payment terms: 30 days from invoice date
Bank: A. Designer Ltd | Sort Code: 00-00-00 | Account: 12345678

Una factura sin VAT es idéntica pero sin el número de VAT y la línea de VAT, y con un único Total Due en lugar del desglose neto/VAT/bruto.

Reverse charge y casos especiales

Algunas facturas del Reino Unido necesitan texto adicional:

• Reverse charge interno (construcción): los subcontratistas en trabajos sujetos a CIS entre empresas registradas en VAT no cobran VAT, pero deben añadir la nota «Reverse charge: VAT Act 1994 Section 55A applies.» Consulte la guía de facturas de contratistas y CIS del Reino Unido.
• Operaciones a tipo cero o exentas: muestre el tipo 0% (tipo cero) o marque la operación como exenta; se tratan de forma distinta a efectos de VAT, pero ambas deben mostrarse con claridad.
• Facturas en moneda extranjera: puede facturar en otra moneda, pero si se aplica VAT, también debe mostrar el importe de VAT en libras esterlinas.

Cree gratis una factura conforme del Reino Unido

El generador de facturas del Reino Unido gratuito de InvoiNova incluye todos los campos obligatorios por defecto:

1. Abra el generador de facturas del Reino Unido (o la herramienta para autónomos del Reino Unido).
2. Introduzca los datos de su empresa y del cliente: el número de factura se genera por usted.
3. Añada sus líneas con cantidad y precio unitario.
4. Si está registrado en VAT, ponga el tipo de VAT por línea y añada su número de VAT en los campos personalizados; si no, active el modo sin impuesto para que no aparezca VAT.
5. Añada las condiciones de pago y los datos bancarios en los campos personalizados.
6. Haga clic en Descargar PDF: obtendrá una factura del Reino Unido conforme con el desglose correcto de neto, VAT y bruto.

Todo funciona en su navegador sin cuenta, y las últimas 20 facturas se guardan localmente para sus registros, útil para el Self Assessment y las declaraciones de VAT.

Errores frecuentes en facturas del Reino Unido

• Huecos o duplicados en el número de factura: la numeración debe ser correlativa.
• Mostrar un número de VAT sin estar registrado, o cobrar VAT sin tenerlo.
• Omitir el tipo de VAT por línea en una factura de VAT completa.
• Falta del tax point cuando difiere de la fecha de factura.
• Sin condiciones de pago ni datos bancarios: ralentiza el cobro y causa disputas.
• Olvidar la nota de reverse charge en las facturas de construcción CIS.

Acierte con cada campo, gratis

Una factura del Reino Unido solo necesita un puñado de campos, pero omitir uno puede retrasar el cobro o provocar un problema de VAT. El generador de facturas del Reino Unido de InvoiNova los incluye todos, gratis y sin cuenta, y crea un PDF listo para imprimir en menos de dos minutos.

Abra el generador de facturas del Reino Unido gratuito y cree hoy una factura plenamente conforme.